pl   en

Szybsza inwentaryzacja wykorzystanie programu do inwentaryzacji

Okresowa inwentaryzacja jest konieczna do ustalenia stanu faktycznego środków trwałych wykorzystywanych w przedsiębiorstwach i instytucjach. Proces ten jest często bardzo pracochłonny i zajmuje pracownikom dużą ilość czasu, odrywając ich od codziennych obowiązków. Skutecznym wsparciem w wykonywaniu tej czynności jest program do inwentaryzacji, który znacząco przyspiesza całą procedurę i pozwala zaoszczędzić wiele czasu.

 Ogrom pracy, jaką często trzeba wykonać w trakcie weryfikacji faktycznego stanu aktywów trwałych przedsiębiorstwa, może zostać znacząco ograniczony dzięki wykorzystaniu odpowiedniego oprogramowania do inwentaryzacji. Specjalnie przygotowany do tego celu program do inwentaryzacji kontroluje przebieg całego procesu i na każdym kroku wspomaga pracowników. Komputerowy inwentaryzator jest bardzo praktycznym narzędziem, pozwalającym wykonywać okresową kontrolę środków trwałych bez konieczności poświęcania na to wielu godzin roboczych i oddelegowywania do tego zadania dużej liczby pracowników. Dzięki znacznej automatyzacji całego procesu, przebiega sprawnie i nie niesie za sobą wielu problemów, które występują w przypadku dokonywania spisu z natury tradycyjnymi metodami.

Inwentaryzacja może być znacznie ułatwiona dzięki zastosowaniu technologii kodów kreskowych. Drukowane przez aplikację specjalne etykiety na wykorzystywane środki trwałe pozwalają na szybkie identyfikowanie, opisywanie i zliczanie obiektów. Pracownik przy użyciu terminalu przenośnego może skanować etykiety z kodami kreskowymi, które program do inwentaryzacji identyfikuje w bazie danych – tam znajdują się szczegółowe informacje na temat konkretnego środka trwałego, dostępne w każdej chwili z poziomu aplikacji mobilnej lub stacjonarnej. Dzięki ciągłemu gromadzeniu danych na temat posiadanych środków, możliwa jest ścisła kontrola ich stanu od początku rozpoczęcia użytkowania do dnia przeprowadzania ostatniej ewidencji. Informacje o danym środku trwałym mogą mieć charakter nie tylko opisowy, ale także być dokumentowane przez zdjęcia lub pliki. 

Przydatną funkcją inwentaryzatora jest możliwość drukowania protokołu przekazania, co ułatwia proces przemieszczania środków pomiędzy poszczególnymi jednostkami organizacji lub zewnętrznymi podmiotami. Pomocne jest również drukowanie etykiet dla lokalizacji przez program do inwentaryzacji – w ten sposób wprowadza się dodatkową kontrolę nad rozproszonymi obiektami, które inwentaryzator przypisuje do konkretnych miejsc użytkowania. Wszystkie etykiety drukowane są na trwałych materiałach eksploatacyjnych, dzięki czemu są odporne na działanie kurzu, wilgoci czy środków chemicznych, co pozwala mieć pewność, że wydrukowana etykieta będzie służyła przez bardzo długi czas i pozwoli na poprawny odczyt podczas przeprowadzania ewidencji. 

Terminale mobilne umożliwiają umożliwiają szybki i bezbłędny odczyt – wszystkie uzyskane z ich pomocą informacje są automatycznie przekazywane do aplikacji. W ten sposób maksymalnie skrócony zostaje czas potrzebny na wypełnienie wszystkich niezbędnych arkuszy spisu z natury, co w przypadku ręcznej metody potrafi zająć wiele godzin. Niezwykle istotnym aspektem jest tutaj eliminacja możliwości występowania pomyłek – dzięki temu uzyskane podczas inwentaryzacji dane cechują się bardzo wysoką rzetelnością. Pozwala to uniknąć niepożądanych różnic między ewidencją a stanem faktycznym, które wynikają z błędów popełnionych przez pracowników podczas przeprowadzania spisu. Dostęp do informacji z wcześniejszych inwentaryzacji umożliwia dokładną kontrolę wszystkich środków na przestrzeni czasu, dzięki czemu wiadomo, jak zmieniał się stan wyposażenia organizacji. Pozwala to na podejmowanie trafniejszych decyzji zakupowych w przyszłości, jak również bardziej efektywne przeprowadzenia konserwacji wykorzystywanego sprzętu.

Ważną funkcją aplikacji jest automatyczne rozliczanie amortyzacji (metodą liniową, degresywną lub jednorazową) – zarówno księgowej, jak i podatkowej.Oprogramowanie do inwentaryzacji może naliczać amortyzację dla całego roku, dzięki czemu pracownik nie musi samodzielnie przeprowadzać tego procesu, co znacząco ułatwia jego pracę. Dzięki gromadzeniu historii poprzednich amortyzacji, możliwy jest dostęp do informacji z ubiegłych lat, co ułatwia kontrolę poprawności rozliczeń księgowych. Po zakończeniu ewidencji środków trwałych z pomocą inwentaryzatora można w prosty i szybki sposób wygenerować raport z całego procesu lub jego części, zgodnie z przyjętymi wytycznymi – dla danej grupy środków trwałych, oddziału lub pionu biznesowego.

Inwentaryzator może pracować na wielu stanowiskach roboczych obsługiwanych przez dużą liczbę pracowników. Dzięki systemowi uprawnień przyznawanych użytkownikom oraz tworzeniu ich grup, łatwo zarządzać pracą aplikacji. Inwentaryzacja przeprowadzana przy pomocy programu może być w prosty sposób nadzorowana dzięki systemowi powiadomień, które wskazują pracownikom konieczność wykonania w danym momencie określonych zadań. 

W naszej ofercie posiadamy program HDF Inwentaryzacja, przeznaczony na komputery stacjonarne i terminale mobilne.

mapa
kontakt