Redukcja kosztów inwentaryzacji środków trwałych w instytucji finansowej
          pl   en

Redukcja kosztów inwentaryzacji środków trwałych w instytucji finansowej

Firma z branży finansowej, w związku z dynamicznym rozwojem w ciągu ostatnich lat, poszukiwała rozwiązań mogących usprawnić i doprecyzować procesy inwentaryzacji środków trwałych, aby zminimalizować występujące rozbieżności pomiędzy stanem faktycznym a stanem księgowym środków trwałych.

  • ok. 30 tys. środków trwałych rozmieszczonych w 2 biurowcach.

Stan początkowy, problem:
    • Nieefektywne i błędne inwentaryzacje prowadzone we własnym zakresie.
    • Pomyłki w podawanych ilościach.
    • Nieprawidłowo prowadzony system kodów kreskowych.
    • Niska efektywność inwentaryzacji.
    • Duża liczba nieznalezionych pozycji sprzętowych i urządzeń.
    • Problem z uzgadnianiem stanów.

Warunki, jakie postawił Zleceniodawca:
    • Optymalizacja kosztów procesu inwentaryzacji.
    • Proces ten powinien być zsynchronizowany z centralnym systemem do zarządzania środkami trwałymi przedsiębiorstwa.
    • Prowadzenie inwentaryzacji za pomocą urządzeń przenośnych.

W odpowiedzi na wymagania Zleceniodawcy HDF Polska zaproponował:
    • Wdrożenie systemu informatycznego umożliwiającego przechowywanie danych dotyczących lokalizacji poszczególnych środków trwałych.
    • Oznakowanie środków trwałych, ich składników oraz lokalizacji, za pomocą etykiet kodów kreskowych.
    • Wyposażenie Zleceniodawcy w pięć przenośnych terminali (z wbudowanym czytnikiem kodów kreskowych), które umożliwiały bezbłędny i szybki odczyt danych z etykiet naklejonych na elementach wyposażenia pomieszczeń biurowych.

Co zostało zrobione?
    • Do programu inwentaryzacyjnego został zaimportowany obecny plik ze spisem środków trwałych przedsiębiorstwa.
    • Wydrukowane zostały etykiety.
    • Zespół pracowników z komisji inwentaryzacyjnej departamentu zarządzania majątkiem firmy przeprowadził identyfikację i naklejanie etykiet na wszystkich środkach trwałych, jakie posiadała instytucja w swoich zasobach.
    • Naklejono blisko 30 tys. etykiet na meblach, komputerach, urządzeniach peryferyjnych jak drukarki, skanery itd.
    • Zespół składający się z pięciu osób z czytnikami kodów kreskowych przeprowadził skanowanie wszystkich oklejonych środków trwałych.
    • Czas trwania: 7 dni roboczych.

Do przeprowadzenie inwentaryzacji został wykorzystany zestaw:

  • Program do Inwentaryzacji HDF Inwentaryzacja 6.0
  • Przenośny terminal (z wbudowanym czytnikiem kodów kreskowych), który umożliwia szybki i bezbłędny odczyt danych. Uzyskane w ten sposób informacje są automatycznie przetwarzane przez system informatyczny – co znacząco skraca czas potrzebny na wypełnianie arkuszy spisowych i późniejsze przygotowanie raportów z inwentaryzacji.
  • Etykiety do oznaczenia majątku i lokalizacji, które wykonane są zwysokiej jakości materiałów, dzięki czemu są odporne na działanie czynników zewnętrznych takich jak wilgoć, kurz czy środki chemiczne. W ofercie znajdują się 2 standardowe zestawy do inwentaryzacji.

Zestaw do inwentaryzacji



Rezultaty:

W wyniku raz przeprowadzonej akcji inwentaryzacyjnej:
    • Zewidencjonowane zostały wszystkie elementy wyposażenia firmy.
    • Wykryto braki wyposażenia niektórych środków trwałych, jak np.: monitory komputerowe, laptopy, telefony komórkowe, krzesła i szafki biurkowe.
    • Wyeliminowano przyszłe straty czasu na powtarzanie tych samych czynności.
    • Zwiększyła się efektywność w przyjmowaniu na stan nowych środków i kasowaniu starych z rejestru.
    • Zidentyfikowano osoby, które odpowiedzialne były za powierzone mienie i nie rozliczyły się z jego posiadania.
    • Wykryto duplikaty środków trwałych oraz urządzenia, które nigdy nie były zgłoszone jako środek trwały np.: radio, które zostało zakupione i pozostawione przez jednego z pracowników instytucji.
    • Zidentyfikowano wyposażenie do utylizacji oraz likwidacji.
    • W szybki sposób zaktualizowano informacje o środkach trwałych w systemie księgowym.
    • Po pierwszej inwentaryzacji zwróciły się wszystkie koszty zakupu systemu.

Wniosek i podsumowanie

Na podstawie przeprowadzonych rozmów z pracownikami Zleceniodawcy, którzy odpowiedzialni byli za wykonanie inwentaryzacji w firmie, otrzymaliśmy interesujące wnioski, a mianowicie:
    • Nowy sposób wykonania inwentaryzacji w instytucji przyczynił się  do usprawnienia pracy oraz zaoszczędzenia czasu na wykonywanie tych samych czynności.
    • Równie ważne było zadowolenie pracowników z efektów swojej pracy, ich poczucie dobrze wykonanych zadań i kontroli nad tym, co się dzieje ze sprzętem, który jest im powierzony.

AX: