REGULAMIN SPRZEDAŻY TOWARÓW I USŁUG

HDF Software sp. z o.o. z dnia 22.10.2025

§1 POSTANOWIENIA OGÓLNE

Niniejszy Regulamin określa warunki sprzedaży towarów i usług za pośrednictwem sklepu internetowego www.hdf.com.pl prowadzonego przez HDF Software Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą we Wrocławiu KRS: 0000358025.

§2 DEFINICJE

Użyte w niniejszym regulaminie wyrażenia oznaczają:

Spółka (Sprzedający) – HDF Software Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą we Wrocławiu ul. Sępa-Szarzyńskiego 34-36/L3, 50-351 Wrocław, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XIII Wydział Gospodarczy KRS pod numerem KRS:0000358025 kapitał zakładowy: 100 000,00 PLN, NIP: 6912463218, Regon: 021271671.

KLIENT (Kupujący, Zamawiający) - rozumie się przez to podmiot (osoby fizyczne, które ukończyły 18 lat i posiadają pełną zdolność do czynności prawnych, osoby prawne oraz jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, ale mogące we własnym imieniu nabywać prawa i zaciągać zobowiązania), który za pomocą Sklepu internetowego dokonuje zakupu Towaru/Usługi.

Sklep internetowy – rozumie się przez to sklep internetowy prowadzony przez Sprzedającego, działający pod adresem: www.hdf.com.pl.

Towar/Usługa – rzecz, usługa, prawo, sprzęt komputerowy, oprogramowanie IT, licencje które zgodnie z niniejszym Regulaminem mogą być przedmiotem Zamówienia lub innej czynności realizowanej przez Spółkę.

Zamówienie – oświadczenie woli Klienta określające jednoznacznie rodzaj i ilość Towarów/Usług, zmierzające bezpośrednio do zawarcia umowy sprzedaży na zasadach obowiązujących w Sklepie internetowym.

Cena – cena Towaru/Usługi wskazana w Sklepie internetowym do zaakceptowania przez Klienta wskazana obok towaru. Cena wskazana w Sklepie internetowym co do zasady nie zawiera kosztów transportu i jest przedstawiona w dwóch wariantach – netto i brutto.

Koszty dostawy Towarów/Usług – dodatkowe koszty przesyłania lub wykonania Towarów/Usług poniesione przez Spółkę powstałe w związku z wykonaniem i dostarczeniem Towarów/Usług na rzecz Zamawiającego zgodnie z Zamówieniem poza miejsce ul. Sępa-Szarzyńskiego 34-36/L3, 50-351 Wrocław.

Dni robocze/ godziny robocze - poniedziałek – piątek, z wyłączeniem dni uznanych ustawowo za dni wolne od pracy, godziny robocze w tych dniach od godziny 9.00 do 17.00.

Regulamin - niniejszy regulamin. W zakresie usług świadczonych drogą elektroniczną Regulamin jest regulaminem, o którym mowa w art. 8 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz.U. z 2002 r. Nr 144, poz. 1204 ze zm.).

Dane osobowe - dane osobowe Klienta.

Formularz kontaktowy – formularz wypełniany przez Klienta w trakcie procesu zamówienia, którego wypełnienia jest wymagane, aby Klient mógł korzystać ze wszystkich funkcjonalności Sklepu Internetowego.

§3 ZAŁOŻENIE KONTA

1. Warunkiem złożenia Zamówienia i dokonania zakupów w Sklepie internetowym przez Klienta jest założenie konta, co następuje poprzez wypełnienia Formularza kontaktowego. Klient zobowiązany jest poprawnie wypełnić Formularz kontaktowy. System przechowuje dane w pamięci przeglądarki. Sprzedający nie ponosi żadnej odpowiedzialności za niepoprawne wypełnienia Formularza kontaktowego.
2. W przypadku wypełnienia Formularza kontaktowego i jego akceptacji Klient wyraża zgodę na zawarte w Regulaminie warunki dokonywania zamówień oraz zobowiązuje się do: korzystania ze Sklepu internetowego w sposób zgodny z obowiązującymi przepisami prawa oraz postanowieniami niniejszego Regulaminu, niedostarczania i nieprzekazywania treści o charakterze bezprawnym, korzystania ze Sklepu internetowego w sposób niezakłócający jego funkcjonowania, niepodejmowania działań polegających na rozsyłaniu lub umieszczaniu w ramach Sklepu internetowego niezamówionej informacji handlowej (spam).

§4 ZAMÓWIENIA

1. Klient może dokonać zakupu Towarów/Usług, znajdujących się w asortymencie Sklepu internetowego, wyłącznie po poprawnym wypełnieniu Formularza kontaktowego.
2. Zamówienia w Sklepie internetowym mogą być składane przez całą dobę.
3. Realizacja zamówień i wykonanie usług zamówionych za pośrednictwem Sklepu internetowego odbywa się wyłącznie w dni robocze.
4. Dostawa Towarów/Usług zamówionych za pośrednictwem Sklepu internetowego na adres wskazany przez Klienta podczas składania zamówienia jest dodatkowo płatna.
5. Klient dokonuje zakupów Towarów/Usług w Sklepie internetowym w ten sposób , że dokonuje wyboru Towarów/Usług zgodnie z instrukcją obsługi zamieszczoną w Sklepie internetowym, który to wybór pozostaje przez cały czas trwania składania Zamówienia dla Klienta widoczny i możliwy do zmodyfikowania.
6. Koniecznym warunkiem złożenia Zamówienia jest poprawne wypełnienie pól obligatoryjnych formularza zamówienia oraz potwierdzenie zamówienia zgodnie z instrukcją obsługi zamieszczoną w serwisie, a także akceptacja Regulaminu w wersji obowiązującej podczas składania Zamówienia.
7. Po złożeniu Zamówienia na wybrany Towar Klient otrzymuje potwierdzenie złożenia Zamówienia e-mailem, telefonicznie lub przez zmianę statusu zamówienia w portalu. Zamówienia nie potwierdzone przez Spółkę w ciągu 7 dni nie będą realizowane. W takiej sytuacji Spółka niezwłocznie, nie później niż w terminie 7 dni od upływu terminu na potwierdzenie Zamówienia, dokona zwrotu uiszczonej przez Klienta Ceny.
8. Potwierdzenie Zamówienia przez Spółkę następuje przez przesłanie do Klienta za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres e-mail wskazany w Formularzu kontaktowym potwierdzenia przyjęcia zamówienia do realizacji. Potwierdzenie to zawiera między innymi numer Zamówienia, wskazanie Towaru/Usługi, cenę jednostkową i zbiorczą Towaru/Usługi, ewentualnie (jeżeli dotyczy) koszty dostawy i adres dostawy.
9. Potwierdzenie zamówienia przez Spółkę jest równoznaczne z zawarciem umowy sprzedaży lub świadczenia usług pomiędzy Spółką a Klientem za pośrednictwem systemu sprzedaży internetowej.
10. Przepis art. 61 § 1 k.c. stosuje się wprost co oznacza, że Klient nie może wycofać swojego Zamówienia potwierdzonego przez Spółkę później, niż w dniu otrzymania przez Klienta od Spółki potwierdzenia przyjęcia Zamówienia do realizacji.
11. Sklep internetowy zastrzega prawo do wycofania w każdym czasie poszczególnych Towarów/Usług ze Sklepu internetowego, zmiany Cen oraz ilości towarów w Sklepie internetowym, wprowadzania nowych Towarów/Usług do Sklepu internetowego, przeprowadzania zmian i odwoływania akcji promocyjnych w Sklepie internetowym.

§5 ZAWARCIE UMOWY

1. Wszystkie publikowane przez Spółkę katalogi, zdjęcia, foldery reklamowe i dane techniczne mają jedynie charakter informacyjny i nie stanowią oferty w rozumieniu przepisów kodeksu cywilnego. Złożenie Zamówienia przez Klienta nie oznacza zawarcia umowy sprzedaży lub świadczenia usług ze Spółką, do czasu jego potwierdzenia przez Spółkę.
2. Składając zamówienie Zamawiający wyraża wolę zawarcia umowy sprzedaży lub świadczenia usług przez Spółkę w zakresie i na warunkach objętych zamówieniem.
3. Umowa sprzedaży lub świadczenia usług zostaje zawarta w chwili dojścia do Zamawiającego oświadczenia Spółki w postaci potwierdzenia Zamówienia w taki sposób, że adresat mógł zapoznać się z jego treścią.
4. Spółka jest zobowiązana realizować Zamówienia zgodnie z treścią Zamówienia Zamawiającego i po potwierdzeniu przyjęcia Zamówienia do realizacji.

§6 CENA

1. Ceny Towarów/Usług znajdujących się w Sklepie internetowym są wyrażone w euro lub złotych polskich.
2. W przypadku wyboru przez Klienta Towaru/Usługi, których Cena wyrażona jest w walucie obcej, Cena będzie przeliczana na złote polskie podstawie kursu średniego NBP z wcześniejszego dnia roboczego, natomiast VAT rozliczany będzie zgodnie z obowiązującymi w dniu wystawienia faktury VAT przepisami podatkowymi.
3. Ceny Towarów/Usług zamieszczone w Sklepie internetowym mogą ulegać zmianie, przy czym późniejsza zmiana Ceny nie ma wpływu na uprzednio zaakceptowane przez Spółkę Zamówienia.
4. Ceny Towarów/Usług zamieszczone w Sklepie internetowym są wiążące dla stron i nie podlegają negocjacji.

§7 ZAPŁATA CENY

1. Klient zobowiązany jest przy składaniu Zamówienia dokonać zapłaty Ceny.
2. Za dzień zapłaty Ceny uznaje się dzień uznania rachunku bankowego Spółki.
3. W przypadku braku zapłaty Ceny, Zamówienie jest automatycznie anulowane, bez konieczności odrębnego powiadomienia o tym Klienta.
4. Zapłata Ceny następuje z wykorzystaniem narzędzi rozliczeniowych prowadzonych przez Operatorów Usług Płatniczych, tj.
   • PayPro SA Agent Rozliczeniowy, ul. Pastelowa 8, 60-198 Poznań, wpisany do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy Poznań – Nowe Miasto i Wilda w Poznaniu, VIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000347935, NIP 7792369887, Regon 301345068.
   • Płatności imoje obsługiwane przez ING Bank Śląski S.A. ul. Sokolskiej 34, 40-086 Katowice
5. Każda otrzymana przez Spółkę wpłata od Klienta będzie dokumentowana fakturą zaliczkową.
6. Wypełnienie Formularza kontaktowego stanowi zgodę i upoważnienie Spółki do wystawienia faktury VAT na zakupione towary i usługi bez podpisu Klienta.

§8 DOSTAWA TOWARU

1. Towary zamawiane za pośrednictwem Sklepu internetowego mogą być dostarczone za dodatkową opłatą. Koszty dostawy zawierają się w kwocie od 10 zł do 50 zł i są zależne od gabarytu przesyłki.
2. Towary zamówione za pośrednictwem Sklepu internetowego są dostarczane w dni robocze.
3. Spółka zastrzega sobie prawo zrealizowania Zamówienia pod warunkiem, ze Towar będzie dostępny w dniu złożenia Zamówienia w magazynie Spółki lub magazynach polskich jak i zagranicznych dystrybutorów. W przypadku niedostępności Towaru lub części Towarów objętych zamówieniem Klient zostanie poinformowany o stanie zamówienia i podejmuje decyzję o sposobie jego realizacji (częściowa realizacja, wydłużenie czasu oczekiwania, odwołanie całości zamówienia).
4. Spółka zastrzega, iż termin dostawy może ulec zmianie i odpowiedniemu wydłużeniu w przypadku wystąpienia siły wyższej, przez co rozumie się zdarzenia, których nie można było przewidzieć i im zapobiec takie jak, w szczególności: klęski żywiołowe, strajki, blokady, spory pracownicze, zmiany stanu prawnego, decyzje administracyjne, zarządzenia organów państwowych, o ile mają one znaczący wpływ na proces produkcji bądź dostawy zamówionego towaru. Dotyczy to także okoliczności, gdy terminowe wykonanie zobowiązania przez Spółkę jest niemożliwe lub znacznie utrudnione z przyczyn niezależnych od Spółki.
5. W sytuacji braku możliwości odbioru towaru we wskazanym terminie realizacji, Klient zobowiązany jest do niezwłocznego przesłania stosownych informacji do Spółki drogą e-mail.
6. Spółka może odmówić realizacji zamówienia lub powstrzymać się z realizacją Zamówienia, jeżeli Klient będzie pozostawał w opóźnieniu co do zapłaty za poprzednio zrealizowane Zamówienia.
7. W przypadku Zamówień składających się z wielu Towarów, których został ustalony ten sam termin dostawy lub wykonania, a które mają zostać dostarczone tą samą przesyłką, to Spółka zastrzega prawo uzależnienia terminu realizacji wykonania zamówienia i dokonania przesyłki od terminu skompletowania całości Zamówienia, to jest otrzymania do dyspozycji ostatniego Towaru z tegoż Zamówienia.
8. W przypadku Usług, Zamówienia takie będą realizowane niezwłocznie.
9. Spółka nie ponosi żadnej odpowiedzialności za błędy popełnione przez Klienta w Formularzu kontaktowym w wyniku, których przesyłka nie dotarła do adresata, a także za nieuzasadnioną odmowę odbioru przesyłki. Koszty związane z ponowną wysyłką oraz obsługą takiego Zamówienia ponosi Klient.
10. W przypadku gdy Towar dostarczany jest za pośrednictwem kuriera, przewoźnika lub firmy spedycyjnej, działającej na zlecenie Spółki odpowiedzialność za Towar przechodzi na Klienta w momencie odbioru towaru od kuriera, przewoźnika lub firmy spedycyjnej.
11. Wraz z każdą przesyłką Spółka załącza fakturę VAT. W przypadku, gdy Zamówienie realizowane będzie za pośrednictwem elektronicznych środków przekazu Spółka, na życzenie Klienta, wyśle dodatkowo fakturę VAT pocztą tradycyjną, listem zwykłym na adres wskazany w Zamówieniu.
12. Klient zobowiązany jest skontrolować dostarczone Towary pod względem jakości i ilości oraz zgodności dostarczonych Towarów natychmiast po ich odebraniu i dokonać w obecności kuriera, przewoźnika lub spedytora właściwych adnotacji na dokumencie przewozowym lub innym dowodzie wydania towaru.
13. Protokół reklamacyjny spisany w obecności przewoźnika i z jego podpisem, bądź też zastrzeżenia Klienta zawarte w liście przewozowym stanowią jedyną podstawą do zgłoszenia reklamacji ilościowych i zgodności towarów z Zamówieniem oraz potwierdzeniem Zamówienia. W przypadku ewentualnych zastrzeżeń co do sprawności otrzymanych Towarów Klient zobowiązany jest niezwłocznie poinformować Spółkę o tym fakcie w formie pisemnej (w dniu odebrania Towaru), a także umożliwić Spółce zbadanie dostarczonych towarów w stanie nienaruszonym.
14. Jeżeli ze względu na rodzaj opakowania albo z innego istotnego powodu nie jest obiektywnie możliwe wykonanie kontroli dostarczonych Towarów przy obecności kuriera, kontrola przy odbiorze powinna obejmować dokumenty przewozowe, liczbę i stan opakowań oraz dane dotyczące oznaczenia towarów na opakowaniach, a także szkody widoczne z zewnątrz. Natychmiast, kiedy stanie się to możliwe, najpóźniej jednak przy rozpakowaniu Towarów zanim zostaną one wykorzystane, powinna być przeprowadzona szczegółowa kontrola, a wyniki jej bez zwłoki (najpóźniej dnia następnego po uruchomieniu Towaru) winny zostać przekazane Spółce pod rygorem utraty wszelkich roszczeń wynikających z rękojmi i ewentualnie udzielonych gwarancji.

§9 ODPOWIEDZIALNOŚĆ SPRZEDAWCY

1. Niektóre Towary będące przedmiotem umów sprzedaży zawieranych pomiędzy Spółką a Klientem objęte są gwarancją producenta na warunkach przez niego określonych. Obowiązki w zakresie gwarancji wykonują w imieniu producenta podmioty określone w dokumencie gwarancji lub dokumencie dołączonym do gwarancji.
2. Odpowiedzialność Spółki z tytułu umowy zawartej z Klientem jest uzależniona od wyłącznej winy Spółki w niewykonaniu lub w nienależytym wykonaniu umowy i jest ograniczona do kwoty wartości danego Zamówienia netto.
3. Spółka nie ponosi w szczególności odpowiedzialności za szkody wynikłe z:
   • nie stosowania się Zamawiającego do wymogów technicznych niezbędnych do współpracy z systemem teleinformatycznym, którym Spółka się posługuje;
   • braku możliwości dostępu do serwisu wynikającego z przyczyn od Spółki niezależnych;
   • awarii, przyczyn leżących po stronie access providerów, dostawców Internetu, awarii sprzętu lub oprogramowania Klienta;
   • przerwy technicznej w funkcjonowaniu serwisu www.hdf.com.pl w przypadku planowanej, bieżącej obsługi serwera oraz oprogramowania serwisu.
4. Klient zobowiązany jest powiadomić Spółkę o każdorazowej zmianie danych, w szczególności adresu poczty elektronicznej. W przypadku likwidacji lub zmiany adresu poczty elektronicznej Klient jest zobowiązany zapewnić przekierowanie przychodzących na swój nowy aktualny adres. Spółka nie ponosi żadnej odpowiedzialności za brak aktualizacji danych przez Klienta.
5. Sprzedający nie ponosi odpowiedzialności jakie Klient mógłby odnieść w zakresie utraconych korzyści w związku z brakiem realizacji Zamówienia lub jego niewłaściwym wykonaniem. Odpowiedzialność Sprzedającego odnośnie każdego Zamówienia jest odrębna i nigdy nie może przekroczyć kwoty wartości Zamówienia netto w związku, z którym powstała szkoda.

§10 OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH

1. Dane osobowe podane przez Klienta w Formularzu kontaktowym są przetwarzane przez Sklep internetowy działający pod adresem www.hdf.com.pl, prowadzony przez: HDF Software SP. Z O.O., która jest administratorem danych osobowych.
2. Niezbędnym elementem przy wypełnianiu Formularza kontaktowego jest podanie przez Klienta jego danych osobowych, oznaczonych jako obligatoryjne oraz wyrażenie przez Klienta zgody na przetwarzanie jego danych osobowych podanych podczas składania Zamówienia.
3. Podanie danych osobowych oznaczonych jako obligatoryjne jest dobrowolne, jednakże konieczne w celu złożenia Zamówienia, ich realizacji oraz obsługi.
4. Podanie danych osobowych nieoznaczonych jako obligatoryjne jest dobrowolne.
5. W przypadku, gdy Klient wyraził zgodę na usługę świadczoną drogą elektroniczną, której przedmiotem jest przesyłanie informacji handlowej, uzyskany adres poczty elektronicznej (adres e-mail) jest dodawany do listy e-mailingowej i jest wykorzystywany w celach marketingowych do przesyłania Klientowi informacji handlowej drogą elektroniczną. Zarówno Klient, jak i Spółka mogą rozwiązać umowę o świadczenie usług drogą elektroniczną w każdym czasie i bez podania przyczyn, z zastrzeżeniem zachowania praw nabytych przez drugą stronę przed rozwiązaniem ww. umowy.
6. Wyrażenie zgody na przetwarzanie danych osobowych następuje przez zaznaczenie przez Klienta odpowiedniego pola w Formularzu kontaktowym.
7. Zgromadzone dane osobowe nie są udostępnianie osobom trzecim, z wyłączeniem przekazania danych podmiotowi uczestniczącemu w realizacji Zamówienia w celu dostarczenia Klientowi zamówionych Towarów/Usług , tj. DPD Polska Sp. z o.o., UPS Polska Sp. z o.o., DHL Express (Poland) Sp. z o.o. oraz InPost Sp. z o.o.
8. Ilość i rodzaj przekazywanych danych ograniczona jest do niezbędnego minimum.
9. Klient ma prawo dostępu do treści swoich danych osobowych oraz do ich poprawiania. W tym celu powinien skontaktować się z HDF Software SP. Z O.O. za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres: [email protected].
10. Klient ma prawo do uzyskania informacji, czy i w jakim zakresie są przetwarzane jego dane osobowe, a także informacji o celu i zakresie przetwarzania jego danych osobowych.
11. Zgodnie z art. 13 ust. 1 i ust. 2 oraz art.14 ust. 1 i ust. 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i swobodnym przepływem takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej „RODO”) HDF Software sp. z o.o. informuje, że:
    • każdy uczestnik posiada prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania ,usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, prawo wniesienia sprzeciwu, prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem,
    • każdy uczestnik ma prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna, iż przetwarzanie danych osobowych go dotyczących narusza przepisy RODO lub inne dotyczące ochrony danych osobowych.

§11POSTANOWIENIA KOŃCOWE

1. Niniejszy regulamin obowiązuje od dnia 22.10.2025.
2. Sprzedawca jest uprawniony do zmian Regulaminu.
3. Zmiana Regulaminu wchodzi w życie w terminie wskazanym przez Sprzedawcę, nie krótszym niż 7 dni od chwili udostępnienia przez Sprzedającego zmienionego Regulaminu na stronie Sklepu internetowego.
4. Regulamin jest udostępniony nieodpłatnie za pośrednictwem strony www.hdf.com.pl w formie, która umożliwia jego pobranie, utrwalenie i wydrukowanie oraz jest dostępny w wersji pisemnej pod adresem siedziby Spółki we Wrocławiu przy ulicy ul. Sępa-Szarzyńskiego 34-36/L3, 50-351 Wrocław.
5. Prawem właściwym do rozstrzygania sporów dotyczących usług świadczonych przez Spółkę za pośrednictwem Sklepu internetowego jest prawo polskie.
6. Wszelkie spory wynikłe na tle i w rezultacie działalności Spółki związanej ze sprzedażą Towarów/Usług za pośrednictwem Sklepu internetowego rozstrzygane będą przez właściwy rzeczowo dla siedziby Spółki sąd powszechny.