HDF Inwentaryzacja 7 — instrukcja obsługi

Spis treści

1. Instalacja i pierwsze uruchomienie
2. Rejestracja i dezaktywacja licencji
3. Główne okno programu HDF Inwentaryzacja 7
   1. Obszar roboczy
   2. Pasek szybkiego filtrowania
   3. Menu programu
      1. Środki trwałe, niskocenne, prawne
      2. Inwentaryzacja
      3. Raporty
      4. Oczekujące zadania
      5. Słowniki
      6. Opcje
   4. Pasek czynności
4. Filtry
5. Użytkownicy programu
   1. Zakres uprawnień
   2. Dodawanie nowej grupy uprawnień
   3. Zmiana zakresu uprawnień danej grupy
   4. Podgląd zakresu uprawnień danej grupy
   5. Usuwanie grup uprawnień
   6. Lista użytkowników
   7. Dodawanie nowego użytkownika
   8. Zmiana danych użytkownika
   9. Aktywacja / dezaktywacja użytkownika
   10. Usuwanie użytkownika
   11. Przywracanie użytkownika
6. Wprowadzanie niezbędnych danych w zakładce „Słowniki”
   1. Dodawanie nowych danych w zakładce „Słowniki”
7. Środki trwałe / niskocenne / prawne
   1. Wprowadzanie środków trwałych
   2. Wprowadzanie środków niskocennych
   3. Wprowadzanie środków niematerialnych / prawnych
   4. Wprowadzanie wielu środków
   5. Zatwierdzanie nowego środka
   6. Pliki załączone do środka
   7. Dodawanie uwag do środka
   8. Likwidowanie środka
   9. Drukowanie listy środków
   10. Historia środka
   11. Przeglądanie historii środka
   12. Drukowanie historii środka
8. Amortyzacja
   1. Automatyczna amortyzacja – definiowanie daty
   2. Amortyzacja jednego (wielu lub wszystkich) środków
   3. Historia amortyzacji środka trwałego
9. Inwentaryzacja
   1. Nowa inwentaryzacja
   2. Inwentaryzacja automatyczna
   3. Inwentaryzacja bez użycia kolektora (ręczna)
   4. Kontynuowanie inwentaryzacji rozpoczętej
   5. Usuwanie niezakończonych inwentaryzacji
   6. Historia inwentaryzacji
10. Raporty
    1. Raport z wybranej inwentaryzacji
    2. Wybór kolumn do druku
    3. Zmiana nazwy raportu
    4. Raporty z amortyzacji
    5. Tabele amortyzacji
    6. Środki zlikwidowane – raport
    7. Stan posiadania pracownika – raport
    8. Środki zakupione w zadanym okresie
    9. Import środków z pliku tekstowego (.txt, .csv)
    10. Eksport danych do pliku tekstowego / Excel
11. Drukowanie etykiet
    1. Drukowanie etykiet dla środków
    2. Drukowanie etykiet dla lokalizacji
12. Dokumenty
13. Najczęstsze problemy (FAQ)

1. Instalacja i pierwsze uruchomienie

Poniższa kolejność czynności doprowadzi Cię od instalacji do pierwszego spisu. Wykonaj je raz, przed rozpoczęciem pracy z programem.

1.1. Baza danych

Program korzysta z bazy danych Microsoft SQL Server. Baza jest centralna – instaluje się ją raz, a poszczególne komputery łączą się do niej przez sieć. Nie trzeba instalować bazy na każdym stanowisku.

• Wybór wersji SQL Server. Do 500 tys. środków trwałych wystarczy darmowy SQL Server Express w wersji 2019 lub 2022 (pełna wersja również jest obsługiwana). Dla starszych komputerów zalecamy wersję 2019.
• Pobranie. Wyszukaj w Google „Microsoft SQL Server Express 2019 download” lub „Microsoft SQL Server Express 2022 download”. Nie udostępniamy bezpośrednich linków, ponieważ Microsoft często zmienia ich lokalizację.
• Umiejscowienie. Bazę najlepiej zainstalować na serwerze. Może działać także na laptopie, jeśli program używany jest na jednym stanowisku.

1.2. Konfiguracja połączenia – AdminTool.exe

Parametry połączenia z bazą ustawia się w programie AdminTool.exe, który znajduje się w katalogu instalacyjnym programu (np. C:\Program Files\HDF Inwentaryzacja). Uruchomienie wymaga uprawnień administratora.

W programie AdminTool.exe:

• ustawisz połączenie z bazą danych oraz utworzysz bazę,
• wybierzesz sposób nadawania numerów inwentarzowych – ręczny lub automatyczny. Zalecamy numerację automatyczną, ponieważ gwarantuje unikalność numerów środków,
• skonfigurujesz proces amortyzacji oraz serwer plików FTP.

Na każdym kolejnym komputerze, który ma korzystać z tej samej bazy, wystarczy w AdminTool.exe ustawić połączenie do niej – bazy nie tworzy się ponownie.

Baza testowa i produkcyjna. Na jednym serwerze możesz utrzymywać dwie bazy. W AdminTool.exe utwórz bazę testową i ustaw połączenie, a następnie w tym samym miejscu utwórz bazę produkcyjną. Między bazami przełączasz się w AdminTool.exe.

Aktualizacja ze starszej wersji. Jeśli korzystasz ze starszej wersji programu, konwersja bazy nie wymaga żadnych działań. Program sprawdza przy pierwszym uruchomieniu, czy baza wymaga konwersji, i w razie potrzeby wykonuje ją samoczynnie. Kolejne uruchomienia nie powtarzają tej operacji.

1.3. Rejestracja licencji i subskrypcji

Po skonfigurowaniu bazy zarejestruj program (patrz rozdział 2). Jeśli planujesz inwentaryzację automatyczną z użyciem kolektorów, zarejestruj również subskrypcję do wymiany danych z chmurą – bez niej okno „Inwentaryzacja” się nie otworzy.

1.4. Wprowadzenie danych startowych

Przed pierwszym spisem należy wprowadzić do programu dane początkowe: słowniki (rozdział 6) oraz środki (rozdział 7). Przy dużej liczbie środków zalecana jest metoda oparta na szablonie:

1. Załóż ręcznie 1–3 środki oraz wszystkie potrzebne słowniki i uzupełnij komplet danych w systemie.
2. Wyeksportuj te środki do pliku XLS – powstanie gotowy szablon z prawidłową strukturą kolumn.
3. Uzupełnij szablon swoimi danymi (np. 1500 rekordów).
4. Wykonaj import uzupełnionego pliku.

2. Rejestracja i dezaktywacja licencji

Okno „Rejestracja” – opis pól

Okno „Rejestracja” podzielone jest na trzy części:

1. Unikalny klucz aplikacji

Pole tylko do odczytu, zawierające unikalny klucz wygenerowany dla danego komputera. Klucz jest inny na każdym stanowisku i przypisany do niego na stałe. Za pomocą ikony po prawej stronie pola klucz można skopiować do schowka.

2. Dane klienta

• Adres e-mail (pole wymagane) – adres podany podczas zakupu licencji, służący jako login do rejestracji.
• Hasło (pole wymagane) – hasło licencyjne otrzymane mailowo po dokonaniu płatności.
• Zarejestruj licencję – rejestruje licencję na bieżącym komputerze.
• Przenieś licencję – dezaktywuje licencję na bieżącym komputerze, umożliwiając jej rejestrację na innym stanowisku.

3. Opcje dodatkowe – rejestracja subskrypcji do wymiany danych z kolektorami

Ta część dotyczy pracy w chmurze HDF Software – wymiany danych z kolektorami podczas inwentaryzacji offline. W chmurze przechowywana jest wyłącznie część danych niezbędna do przeprowadzenia inwentaryzacji; pełny zbiór danych zawsze pozostaje na komputerze PC klienta. Chmura służy do przesłania danych na kolektor, zeskanowania kodów kreskowych w trybie offline, a następnie zwrócenia różnic z powrotem na PC.

Eksport do chmury dostępny jest tylko w wersji Business (wersja Standard nie obsługuje tej funkcji). Wersja Business zawiera opcję pracy w chmurze, jednak do korzystania z kolektorów konieczny jest osobny zakup licencji na kolektory (HDF InvMobile).

Jedna licencja Business obejmuje jeden komputer PC oraz dowolną liczbę licencji na kolektory. Liczba licencji na kolektory określa, ilu użytkowników może jednocześnie przeprowadzać inwentaryzację. Klient może również zakupić kilka licencji Business – każda z nich pozwala założyć osobną bazę danych w chmurze, a podczas pracy można dowolnie przełączać się między tymi bazami.

• Nazwa bazy danych w chmurze (Storage) (pole wymagane) – unikalna nazwa bazy w obrębie jednego klienta (identyfikowanego po adresie e-mail). Kolektory pobierają dane z chmury na podstawie tej nazwy. Późniejsza zmiana nazwy nie jest możliwa. Przykłady: „inw-wro”, „inw-wawa”, „storage_01”.
• Zarejestruj bazę w chmurze – zakłada subskrypcję i bazę danych w chmurze o podanej nazwie.
• Usuń subskrypcję – usuwa subskrypcję wymiany danych z kolektorami. Usunięcie subskrypcji nie kasuje danych przechowywanych w chmurze.
• Data ważności subskrypcji – pole tylko do odczytu. Informuje o okresie, w którym możliwe jest korzystanie z chmury. O rzeczywistym czasie dostępu decydują licencje na kolektory (HDF InvMobile) – to one podlegają odnowieniu.
• Nr subskrypcji (klucz) – pole tylko do odczytu; identyfikator subskrypcji, który można skopiować ikoną po prawej stronie.

Po zainstalowaniu programu należy zarejestrować program na wybranym komputerze. Jeśli kupiłeś wiele licencji, czynność tę powtórz na wszystkich komputerach, na których ma docelowo działać program.

Aby zarejestrować program, należy go najpierw zakupić – podczas składania zamówienia podaj swój adres e-mail. Ten adres e-mail służy jako login do rejestracji oprogramowania. Jeśli zamówisz więcej niż jedną licencję, możesz określić adres e-mail dla każdego użytkownika lub ten sam adres e-mail dla wszystkich użytkowników. Liczba zakupionych licencji zostaje wpisana do naszej bazy danych i podlega naszej administracji.

Po dokonanej płatności otrzymasz wygenerowane mailowo hasło, które jest powiązane z podanym podczas zakupu adresem e-mail, potrzebnym do rejestracji.

Hasło licencyjne możesz zmienić tylko za naszym pośrednictwem – aby to zrobić, wyślij nam maila na adres [email protected] z prośbą o zmianę hasła licencyjnego, a w odpowiedzi otrzymasz wygenerowane automatycznie nowe, bezpieczne hasło.

Uwaga! Hasło i login licencyjny nie służą do logowania do programu, lecz tylko do rejestracji licencji.

Jak zarejestrować program HDF Inwentaryzacja 7?

Aby zarejestrować oprogramowanie, wymagane jest połączenie z internetem.

1. Należy kliknąć na zielone pole Rejestracja, znajdujące się na górze, po lewej stronie menu. Pojawi się okno dialogowe do rejestracji. 
2. W oknie należy wpisać adres e-mail i hasło, które otrzymałeś na wskazany podczas zakupów adres mailowy. 
3. Następnie należy kliknąć przycisk Zarejestruj Licencję. 
4. Twoja rejestracja przebiegła poprawnie. Uruchom ponownie program.
5. Zaloguj się domyślnym loginem i hasłem (login: full, hasło: a) i korzystaj z licencji programu na tym komputerze. Domyślny login i hasło możesz następnie zmienić, klikając Opcje → Użytkownicy aplikacji → Modyfikuj użytkownika.

Jeśli kupiłeś więcej niż jedną licencję, czynność tę powtórz na wszystkich komputerach, na których mają się one znajdować. Pamiętaj, że każdy komputer posiada inny klucz licencji (unikalny klucz aplikacji), który generowany jest automatycznie przy rejestracji licencji na danym komputerze i jest do niego przypisany.

Jeśli chcesz zmienić stanowisko, na którym program ma być używany, możesz dezaktywować licencję programu i zarejestrować ją na innym komputerze za pomocą tego samego adresu e-mail i hasła, co przy pierwszej rejestracji.

Jak korzystać z pracy w chmurze (praca z kolektorami danych)?

Aby korzystać z możliwości przeprowadzenia inwentaryzacji kolektorami danych, załóż bazę danych w chmurze HDF Software, do tej operacji wymagane jest połączenie z internetem oraz wersja programu Business.

1. Należy kliknąć na zielone pole Rejestracja, znajdujące się na górze, po lewej stronie menu. Pojawi się okno dialogowe do rejestracji. 
2. W oknie należy wpisać adres e-mail i hasło, które otrzymałeś na wskazany podczas zakupów adres mailowy. 
3. W polu Nazwa bazy danych w chmurze (Storage) wpisz unikalną nazwę Twojej bazy.
4. Następnie należy kliknąć przycisk Zarejestruj bazę w chmurze. 
5. Twoja rejestracja przebiegła poprawnie. Od tego momentu możesz przesyłać dane na kolektory danych.

Jak przenieść licencję na inny komputer (dezaktywacja licencji)?

Aby przenieść licencję, wymagane jest połączenie z internetem.

1. Kliknij zielone pole Rejestracja, znajdujące się na górze, po lewej stronie menu. Pojawi się okno dialogowe do rejestracji. 
2. W oknie wpisz adres e-mail i hasło, które otrzymałeś na wskazany podczas zakupów adres mailowy.
3. Następnie kliknij przycisk Przenieś licencję.
4. Dezaktywacja licencji na używanym przez Ciebie komputerze przebiegła pomyślnie. Teraz możesz zainstalować program na innym komputerze.

Uwaga! Unikalny klucz aplikacji jest inny na każdym komputerze. Oznacza to, że jeśli jeden z komputerów ulegnie uszkodzeniu, licencja o tym kluczu jest nadal aktywna tylko na tym komputerze i tylko z jego poziomu można ją dezaktywować.​

Nie ma możliwości przeniesienia licencji z innego komputera niż ten, na którym jest ona aktywna. Aby przenieść licencję z niedostępnego komputera na nowy, skontaktuj się z nami mailowo [email protected].​

3. Główne okno programu HDF Inwentaryzacja 7

Główne okno aplikacji składa się z następujących części:

1. Obszar roboczy
2. Pasek szybkiego filtrowania
3. Menu programu
4. Pasek czynności

3.1. Obszar roboczy

W obszarze roboczym znajduje się lista środków trwałych / niskocennych / prawnych, które zostały wprowadzone do programu. Lista zawiera te środki, które odpowiadają kryteriom zdefiniowanym w wyszukiwarce (obszar 2 okna głównego). Kolorem szarym oznaczone są środki niezatwierdzone, kolorem różowym – zlikwidowane, a na białym tle znajdują się środki zatwierdzone. Przy nazwie każdego środka znajduje się ikonka określająca jego rodzaj: ŚT – środek trwały, N – środek niskocenny, P – środek prawny.

3.2. Pasek szybkiego filtrowania

Pasek umożliwia łatwe wyszukiwanie określonych pozycji, a także pozwala w odpowiedni sposób filtrować listę środków znajdującą się w obszarze roboczym okna głównego. Po każdej zmianie kryteriów filtrowania należy kliknąć przycisk „Znajdź”.

W instrukcji opisano wszystkie najważniejsze funkcje aplikacji HDF Inwentaryzacja 7. Aby mieć do nich dostęp, trzeba być zalogowanym do programu jako użytkownik posiadający wszystkie uprawnienia (domyślnie jest to użytkownik „full”, hasło „a”).

3.3. Menu programu

Menu programu składa się z następujących elementów:

• Środki trwałe, niskocenne, prawne
• Inwentaryzacja
• Raporty
• Oczekujące zadania
• Słowniki
• Opcje

3.3.1. Środki trwałe, niskocenne, prawne

• Zatwierdź zaznaczone Zatwierdza zaznaczony środek trwały/niskocenny/prawny. Jeśli środek nie zostanie zatwierdzony, nie będzie uwzględniany ani przy amortyzacji, ani przy inwentaryzacji. Środki zatwierdzone widoczne są w obszarze roboczym na białym tle, środki niezatwierdzone – na tle szarym.
• Modyfikuj Umożliwia wprowadzanie zmian do (pierwszego) zaznaczonego rekordu.
• Zlikwiduj Likwiduje (pierwszy) zaznaczony w obszarze roboczym rekord.
• Importuj środki Importuje listę środków z pliku tekstowego.
• Eksportuj środki Eksport wybranych danych do pliku tekstowego lub programu Microsoft Excel.
• Amortyzuj Przeprowadza amortyzację wybranych (lub wszystkich) zatwierdzonych środków trwałych, dla których zdefiniowano kryteria amortyzacji.
• Drukuj etykietę Druk etykiet tylko dla zaznaczonych lub wszystkich środków trwałych i niskocennych, przy wykorzystaniu zdefiniowanych w programie szablonów etykiet.
• Drukuj etykiety lokalizacji Druk etykiet dla zaznaczonych (lub wszystkich) lokalizacji przy wykorzystaniu zdefiniowanych w programie szablonów etykiet.
• Drukuj listę środków Drukuje wybrane kolumny listy zawierającej zapisane w programie środki.
• Drukuj OT Pozwala na wydruk protokołu przyjęcia środka trwałego (dokument OT).
• Drukuj LT Drukuje protokół likwidacji środka trwałego (dokument LT).
• Drukuj MT Umożliwia wydruk protokołu przekazania środka.
• Karta środka Otwiera kartę i pozwala na wydruk raportu dotyczącego konkretnego środka, wraz ze wszystkimi szczegółami dotyczącymi danego przedmiotu: nazwa środka, numer, grupa, lokalizacja, przypisany użytkownik itp.

3.3.2. Inwentaryzacja

• Uruchom nową Uruchamia nową inwentaryzację wszystkich (bądź tylko zaznaczonych) środków trwałych i niskocennych.
• Uruchom niezakończoną Uruchamia inwentaryzację wcześniej rozpoczętą, lecz z jakichś przyczyn przerwaną. Z listy niezakończonych inwentaryzacji można wybrać jedną. Lista zawiera następujące dane: data i godzina rozpoczęcia inwentaryzacji, użytkownik, który ją rozpoczął, oraz nazwa inwentaryzacji.
• Historia inwentaryzacji Umożliwia dostęp do listy (oraz szczegółów) zakończonych inwentaryzacji.
• Usuń niezakończoną Usuwa z listy wybraną, niezakończoną inwentaryzację.

3.3.3. Raporty

• Zlikwidowane środki Umożliwia wygenerowanie listy środków trwałych zlikwidowanych w wybranym okresie oraz dostęp do uzasadnień likwidacji i informacji takich jak: numer inwentarzowy zlikwidowanego środka, jego nazwa, data likwidacji, osoba likwidująca, wartość zakupu środka, wartość na dzień likwidacji oraz ostatnia lokalizacja. Pozwala także na podgląd powodu likwidacji wybranego środka.
• Środki zakupione w zadanym okresie Umożliwia generowanie i wydruk raportu zawierającego listę zakupionych środków wybranego rodzaju (trwałe, niskocenne, niematerialne/prawne) lub wszystkich środków w zdefiniowanym przez użytkownika okresie.
• Karta środka Otwiera kartę i pozwala na wydruk raportu dotyczącego konkretnego środka, wraz ze wszystkimi szczegółami dotyczącymi danego przedmiotu: nazwa środka, numer, grupa, lokalizacja, przypisany użytkownik, data, wartość zakupu itp.
• Środki w CPV 2008 Pozwala na utworzenie i wydruk raportu środków zawartych we wspólnym słowniku zamówień publicznych CPV 2008.
• Środki w KŚT Umożliwia wygenerowanie oraz druk raportu środków zapisanych w ogólnopolskiej Klasyfikacji Środków Trwałych.
• Historia środków w lokalizacji Wykaz listy środków znajdujących się w wybranym przez użytkownika przedziale czasowym, w konkretnej lokalizacji. Zawiera także numer inwentarzowy środków, nazwę oraz przypisanego im operatora.
• Stan posiadania pracownika Raport dotyczący obecnego stanu wszelkich środków posiadanych przez wybranego pracownika.
• Historia posiadania Wykaz środków posiadanych przez wybranego pracownika w konkretnym przedziale czasowym.
• Zamortyzowane środki trwałe Generuje listę (i umożliwia jej wydruk) zamortyzowanych środków trwałych dla wybranego przez użytkownika okresu (raport może uwzględniać amortyzację podatkową).
• Raport amortyzacji Generowanie i wydruk raportu zawierającego listę zamortyzowanych w wybranym przez użytkownika okresie środków danej grupy / departamentu / pionu biznesowego.
• Tabela amortyzacji Umożliwia generowanie listy zamortyzowanych w wybranym roku środków z danej grupy. Tabele zawierają dane z amortyzacji przeprowadzanej w kolejnych miesiącach zdefiniowanego roku oraz podsumowanie w postaci bilansu otwarcia i bilansu zamknięcia.
• Plan amortyzacji Pozwala zaplanować listę środków trwałych przeznaczonych do amortyzacji. Zawiera informacje o dacie i wartości zakupu, a także bilansie otwarcia i zamknięcia.
• Raport wartościowy Raport wybranych grup środków na dany okres (miesiąc, rok). Zawiera informacje o wartości brutto i netto, umorzeniu oraz amortyzacji podatkowej.
• Wartość środków na koniec miesiąca Umożliwia podsumowanie wartości środków w wybranym miesiącu oraz wydruk raportu.
• Raport odpisów amortyzacyjnych Umożliwia wydruk raportu odpisów amortyzacyjnych i wartości zakupu środków przed i po odpisie w wybranym miesiącu.
• Atrybuty i środki Umożliwia wygenerowanie oraz druk raportu wszystkich atrybutów i środków, z uwzględnieniem ich wartości i statusu (do wyboru: wszystkie, w użyciu, zlikwidowany, oczekujący).

3.3.4. Oczekujące zadania

• Środki do zatwierdzenia Otwiera listę niezatwierdzonych środków. Wybrane rekordy można zatwierdzić.
• Kontrahenci do zatwierdzenia Otwiera listę niezatwierdzonych kontrahentów. Wybrane rekordy można zatwierdzić.

3.3.5. Słowniki

• Kody CPV 2008 — Wyświetla drzewo kodów CPV, a także umożliwia łatwe wyszukiwanie kodów po numerze czy nazwie. Każdą grupę kodów można rozwinąć i zobaczyć jej podgrupy.
• Kody uzupełniające CPV 2008 — Otwiera listę słownika uzupełniającego CPV 2008. W nim również można w łatwy sposób odszukiwać pozycje poprzez pasek wyszukiwania.
• KŚT — Wyświetla drzewo Klasyfikacji Środków Trwałych, a także wyszukiwarkę kodów.
• Odśwież słowniki i atrybuty — Pozwala na odświeżenie bibliotek ze słownikami i atrybutami, jeśli dokonywane w nich były jakieś zmiany czy aktualizacje.
• Grupy środków — Umożliwia dodawanie, modyfikowanie i usuwanie grup środków oraz dostęp do listy grup wcześniej zdefiniowanych.
• Lokalizacje — Pozwala na dodawanie, modyfikowanie i usuwanie lokalizacji oraz dostęp do listy wszystkich wcześniej zdefiniowanych lokalizacji.
• Departamenty — Umożliwia dodawanie, modyfikowanie i usuwanie departamentów oraz dostęp do listy departamentów wcześniej zdefiniowanych.
• Piony biznesowe — Otwiera okno z listą zapisanych pionów biznesowych. Pozwala również na dodawanie, modyfikowanie i usuwanie pionów biznesowych.
• Osoby odpowiedzialne — Otwiera okno z listą zdefiniowanych osób odpowiedzialnych za środki trwałe i niskocenne oraz umożliwia dodawanie, modyfikowanie i usuwanie osób uprzednio zdefiniowanych jako odpowiedzialne.
• Kontrahenci — Otwiera okno z listą zdefiniowanych kontrahentów. Umożliwia też dodawanie, modyfikowanie i usuwanie kontrahentów.
• Stawki amortyzacyjne — Otwiera okno z listą stawek amortyzacji, z uwzględnieniem symboli KŚT. Umożliwia też dodawanie, modyfikowanie i usuwanie stawek.
• Definicje atrybutów — Otwiera okno z listą wartości atrybutów. Umożliwia też dodawanie, modyfikowanie i usuwanie atrybutów.

3.3.6. Opcje

• Użytkownicy aplikacji Otwiera okno z listą użytkowników i ich podstawowymi danymi. Umożliwia też dodawanie / modyfikowanie / usuwanie / aktywowanie / dezaktywowanie oraz przywracanie użytkowników. Masz możliwość także wyszukać użytkownika, z uwzględnieniem (lub nie) użytkowników usuniętych i nieaktywnych.
• Grupy użytkowników Otwiera okno z listą grup użytkowników. Lista zawiera nazwy grup oraz informacje o liczbie użytkowników do nich przypisanych oraz liczbie uprawnień dostępnych dla danej grupy. W tym oknie można także dodawać / modyfikować / usuwać grupy użytkowników.
• Zmień hasło Umożliwia zmianę hasła konkretnego użytkownika, po wprowadzeniu odpowiednich danych.
• (De)Aktywowanie środków Aktywacja bieżących środków lub dezaktywacja środków zlikwidowanych.
• Kopia bazy Umożliwia skopiowanie bazy danych do pliku.
• Raporty z inwentaryzacji Umożliwia generowanie raportów wybranego typu. Dostępne typy raportów to: zestawienie różnic inwentaryzacyjnych w magazynach, stan przed inwentaryzacją, stany niezgadzające się, zmiany lokalizacji, stany zgadzające się, stan po inwentaryzacji, spis z natury, spis z natury (całość).
• Ustawienia firmy i raportów Umożliwia wprowadzenie nazwy i adresu firmy, a także użycie tych danych w dokumentach: OT, LT i MT, w miejscu pieczątki zakładu pracy.
• Amortyzacja automatyczna Otwiera okno, w którym można zdefiniować daty przeprowadzania przez program automatycznej amortyzacji.
• Ustawienia dodatkowe Pozwala m.in. na edycję kolorów aplikacji konkretnego użytkownika oraz zmiany opcji pól i kolumn.

3.4. Pasek czynności

Pasek czynności posiada następujące przyciski:

• Dodaj środek trwały – Wprowadza do programu wybrany środek.
• Dodaj środek niskocenny – Wprowadza do programu wybrany środek.
• Dodaj środek niematerialny / prawny – Wprowadza do programu wybrany środek.
• Odśwież – Odświeża listę środków po wprowadzonych zmianach.
• Eksport do – Pozwala wyeksportować listę środków do pliku lub dokumentu, np. w programie MS Excel.
• O programie – Zawiera szczegółowe informacje o programie HDF Inwentaryzacja 7.

4. Filtry

Filtry dodane do każdej kolumny pozwalają na dokładne określenie kryteriów, według których generowana jest lista środków znajdująca się w obszarze roboczym okna głównego.

Poprzez kliknięcie na ikonę filtra przy odpowiedniej kolumnie (np. przy kolumnie dotyczącej daty) wyświetli się okno z wartościami oraz filtrami.

Pozycje w tabeli można także filtrować poprzez wybranie:

• Nazw środków

  

• Ilości

  

Po wpisaniu odpowiedniej wartości w oknie wybranego filtra, na liście w oknie głównym pozostaną tylko odpowiadające jej pozycje.

W momencie zastosowania pierwszego filtra można w dowolny sposób edytować jego wartości za pomocą przycisku „Edytuj filtr” znajdującego się u dołu ekranu.

Po kliknięciu na przycisk „Edytuj filtr” wyświetli się okno kreatora filtra. Dzięki temu w jednym miejscu można dodawać poszczególne filtry dotyczące różnych kolumn i w zaawansowany sposób wyszukiwać złożone pozycje.

Przykładowo możemy wyszukać pozycję:

• należącą do określonej nazwy środków (np. „zamrażarka”),
• w określonej ilości (np. „jest równe 1”),
• o indywidualnym numerze inwentarzowym (np. „I-43-10-035”).

Filtry możemy dodawać za pomocą przycisku „+” oraz kasować poprzez przycisk „x”. Po wprowadzeniu zmian należy wybrać przycisk „Zastosuj” w celu przefiltrowania bazy środków.

5. Użytkownicy programu

Z programu mogą korzystać tylko te osoby, które zostały do tego upoważnione (posiadają login, hasło dostępu, zakres uprawnień).

5.1. Zakres uprawnień

Program HDF Inwentaryzacja 7 pozwala na definiowanie wielopoziomowego systemu uprawnień. Oznacza to, iż każdy użytkownik programu musi być przypisany do konkretnej grupy posiadającej wybrane uprawnienia dostępu do różnych funkcji programu i danych w nim zapisanych. Domyślnie w programie zdefiniowane są cztery grupy dostępu o różnych uprawnieniach – „full” (hasło „a”, posiada wszystkie możliwe uprawnienia), administrator (posiada uprawnienia do administrowania programem), księgowa, operator (podstawowy zakres uprawnień).

5.2. Dodawanie nowej grupy uprawnień

Aby dodać nową grupę uprawnień, należy:

1. W menu programu, w zakładce „Opcje”, wybrać „Grupy użytkowników”.
2. Następnie, w nowym oknie, wybrać „Dodaj grupę”.

Pojawi się nowe okno z listą uprawnień. W rubryce „Nazwa grupy” [punkt 1 na ilustracji poniżej] należy wpisać nazwę dla definiowanej grupy, np. „pracownicy magazynu”. Następnie, zaznaczając odpowiednie pola, wybrać uprawnienia przysługujące danej grupie [punkt 2 na ilustracji poniżej]. Aby zapisać wprowadzone dane, należy kliknąć „Zapisz” [punkt 3 na ilustracji poniżej]. Nazwa nowej grupy pojawi się w oknie „Grupy uprawnień”.

5.3. Zmiana zakresu uprawnień danej grupy

Aby wprowadzić zmiany do zakresu uprawnień przysługujących danej grupie, należy:

1. W menu programu, w zakładce „Opcje”, wybrać „Grupy użytkowników” [Opcje → Grupy użytkowników].
2. W oknie „Grupy uprawnień” zaznaczyć grupę, której zakres uprawnień ma zostać zmieniony, a następnie kliknąć „Modyfikuj grupę”.

1. Wprowadzić pożądane zmiany, zaznaczając (lub odznaczając) odpowiednie pola wyboru.
2. Zatwierdzić wprowadzone zmiany, klikając „Zapisz”.

5.4. Podgląd zakresu uprawnień danej grupy

Aby dowiedzieć się, jakie dokładnie uprawnienia posiada dana grupa, należy:

1. W menu programu, w zakładce „Opcje”, wybrać „Grupy użytkowników” [Opcje → Grupy użytkowników].
2. Pojawi się okno „Grupy uprawnień”, które zawiera listę grup uprawnień wraz z określoną liczbą uprawnień przysługujących danej grupie oraz liczbą użytkowników przypisanych do danej grupy.
3. Aby zapoznać się ze szczegółami, należy w oknie „Grupy uprawnień” zaznaczyć grupę, z której zakresem uprawnień chcemy się zapoznać, a następnie kliknąć „Modyfikuj grupę”.

5.5. Usuwanie grup uprawnień

Aby usunąć grupę uprawnień, należy:

1. W menu programu, w zakładce „Opcje”, wybrać „Grupy użytkowników” [Opcje → Grupy użytkowników].
2. W oknie „Grupy uprawnień” zaznaczyć grupę, która ma zostać usunięta, a następnie kliknąć „Usuń grupę”.

5.6. Lista użytkowników

Aby zapoznać się z listą użytkowników programu, należy w zakładce „Opcje” wybrać „Użytkownicy aplikacji”. Otworzone zostanie okno „Użytkownicy”, które zawiera listę użytkowników. Jeśli zaznaczone są obie opcje wyboru (tzn. „Pokaż usuniętych”, „Pokaż nieaktywnych”), lista zawiera wszystkich użytkowników – kolorem czarnym zapisani są użytkownicy aktywni, kolorem niebieskim – nieaktywni, czerwonym – usunięci.

Lista użytkowników zawiera następujące informacje: numer porządkowy użytkownika, login, imię, nazwisko, telefon, e-mail i status aktywności.

W oknie „Użytkownicy”, oprócz listy użytkowników, znajdują się także:

• Wyszukiwarka użytkowników [2], pozwalająca na odnalezienie użytkownika według loginu, imienia, nazwiska, numeru telefonu, e-maila. Obok wyszukiwarki znajdują się opcje pozwalające na tworzenie listy użytkowników usuniętych i nieaktywnych.
• Przyciski funkcyjne [1], które umożliwiają wykonanie następujących operacji: dodawanie użytkowników, modyfikowanie ich danych, aktywowanie i dezaktywowanie użytkowników, przywracanie użytkowników, usuwanie użytkowników.

Listę użytkowników można filtrować, tak by zawierała tylko dane spełniające określone kryteria. W tym celu należy skorzystać z wyszukiwarki użytkowników (znajduje się nad listą) oraz pól wyboru: „Pokaż usuniętych” (wyświetlona zostanie lista użytkowników usuniętych), „Pokaż nieaktywnych” (wyświetlona zostanie lista użytkowników nieaktywnych).

5.7. Dodawanie nowego użytkownika

Aby wpisać do programu osoby upoważnione do korzystania z niego, należy:

1. W zakładce „Opcje” wybrać „Użytkownicy aplikacji”.
2. W oknie „Użytkownicy” kliknąć przycisk „Dodaj użytkownika”. Pojawi się nowe okno, w którym należy uzupełnić wymagane rubryki (pola zaznaczone na czerwono są obowiązkowe) oraz przypisać pracownika do grupy posiadającej określone uprawnienia.
3. Po zatwierdzeniu wpisanych danych program poprosi o powtórzenie wpisanego hasła, a następnie doda nowego użytkownika do listy.

5.8. Zmiana danych użytkownika

Aby zmienić dane użytkownika, należy:

1. W zakładce „Opcje” wybrać „Użytkownicy aplikacji”.
2. W oknie „Użytkownicy” zaznaczyć użytkownika, którego dane mają zostać zmienione, i kliknąć przycisk „Modyfikuj użytkownika” – pojawi się nowe okno, do którego można wprowadzić pożądane zmiany.
3. Zatwierdzić zmienione dane, klikając „Zapisz”.

5.9. Aktywacja / dezaktywacja użytkownika

Każdego użytkownika można na pewien okres dezaktywować, a następnie aktywować ponownie. Funkcja ta sprawia, że nieaktywny użytkownik, do czasu ponownego aktywowania, nie może korzystać z programu, ale jego login jest niejako „zablokowany” – nie można wprowadzić nowego użytkownika o takim samym loginie. Po aktywacji użytkownik odzyskuje prawo dostępu do programu i wcześniej nadane mu uprawnienia.

5.10. Usuwanie użytkownika

Aby usunąć użytkownika, należy w zakładce „Opcje” wybrać „Użytkownicy aplikacji”. Pojawi się okno „Użytkownicy”, w którym należy zaznaczyć użytkownika, który ma zostać usunięty, a następnie kliknąć „Usuń użytkownika”.

5.11. Przywracanie użytkownika

Aby przywrócić użytkownika wcześniej usuniętego, należy w zakładce „Opcje” wybrać „Użytkownicy aplikacji”. Pojawi się okno „Użytkownicy”, w którym należy:

1. Zaznaczyć opcję „Pokaż usuniętych”.
2. Zaznaczyć użytkownika, który ma zostać przywrócony, a następnie kliknąć „Przywróć użytkownika”.

6. Wprowadzanie niezbędnych danych w zakładce „Słowniki”

Aby program mógł poprawnie działać, przed rozpoczęciem korzystania z niego należy zdefiniować podstawowe kategorie, które będą potem wykorzystywane podczas pracy z aplikacją.

W zakładce „Słowniki” należy zdefiniować:

• Grupy środków
• Lokalizacje
• Departamenty
• Piony biznesowe
• Osoby odpowiedzialne
• Kontrahenci
• Stawki amortyzacyjne

6.1. Dodawanie nowych danych w zakładce „Słowniki”

Poniżej przedstawiono dodawanie nowych danych w zakładce „Słowniki” na przykładzie definiowania nowej lokalizacji (w każdej kategorii proces ten przebiega bardzo podobnie):

1. Rozwinąć menu zakładki „Słowniki”.
2. Wybrać jedną z wyżej wymienionych kategorii (w tym przykładzie jest to kategoria „Lokalizacje”).
3. W oknie kategorii kliknąć „Dodaj lokalizację”.

   

4. W nowym oknie uzupełnić niezbędne rubryki (tu: kod, nazwa, a w przypadku kategorii „Lokalizacje” także „Lokalizacja nadrzędna”. Lokalizacja nadrzędna to pierwsza wpisana do programu lokalizacja. Przy definiowaniu kolejnych lokalizacji będzie można ją wybrać z listy rozwijanej).

   

5. Zatwierdzić wprowadzone dane.

7. Środki trwałe / niskocenne / prawne

7.1. Wprowadzanie środków trwałych

Aby wprowadzić do programu środek trwały, należy:

1. Kliknąć „Dodaj środek trwały”.
2. W formularzu „Środek trwały” uzupełnić poszczególne rubryki (rubryki zaznaczone na czerwono są wymagane). Dane, które można wybierać z list rozwijanych, definiuje się w zakładce „Słowniki”.
3. Zapisać wprowadzone dane. (Po kliknięciu „Zapisz” domyślnie zostanie zapisany w programie jeden środek. W podrozdziale „Wprowadzanie wielu środków” opisano, jak wprowadzić do programu wiele środków tego samego rodzaju).

Należy pamiętać, iż dopóki wprowadzony środek nie zostanie zatwierdzony przez osobę do tego upoważnioną, dopóty nie będzie on uwzględniany przy inwentaryzacji i amortyzacji.

7.2. Wprowadzanie środków niskocennych

Aby wprowadzić do programu środek niskocenny, należy:

1. Wybrać „Dodaj środek niskocenny”.
2. W formularzu „Środek niskocenny” uzupełnić poszczególne rubryki (rubryki zaznaczone na czerwono są wymagane).
3. Zapisać wprowadzone dane. (Po kliknięciu „Zapisz” domyślnie zostanie zapisany w programie jeden środek. W podrozdziale „Wprowadzanie wielu środków” opisano, jak wprowadzić do programu wiele środków tego samego rodzaju).

Należy pamiętać, iż dopóki wprowadzony środek nie zostanie zatwierdzony przez osobę do tego upoważnioną, dopóty nie będzie on uwzględniany przy inwentaryzacji.

7.3. Wprowadzanie środków niematerialnych / prawnych

Aby wprowadzić do programu środek niematerialny / prawny, należy:

1. Wybrać „Dodaj środek niematerialny / prawny”.
2. W formularzu „Środek niematerialny / prawny” uzupełnić rubryki (rubryki zaznaczone na czerwono są wymagane). Dane, które można wybierać z list rozwijanych, definiuje się w zakładce „Słowniki”.
3. Zapisać wprowadzone dane. (Po kliknięciu „Zapisz” domyślnie zostanie zapisany w programie jeden środek. W podrozdziale „Wprowadzanie wielu środków” opisano, jak wprowadzić do programu wiele środków tego samego rodzaju).

Należy pamiętać, iż dopóki wprowadzony środek nie zostanie zatwierdzony przez osobę do tego upoważnioną, dopóty nie będzie on uwzględniany przy inwentaryzacji.

7.4. Wprowadzanie wielu środków

Program umożliwia wprowadzenie wielu środków jednego rodzaju.

W tym celu należy wprowadzić wybrany środek zgodnie z punktami 1–2 wyszczególnionymi w poprzednich rozdziałach. Aby zapisać wiele środków tego samego rodzaju, należy rozwinąć menu przycisku „Zapisz” i wybrać opcję „Dodaj wiele środków trwałych”.

Uwaga! Ta operacja nie będzie możliwa, jeśli wprowadzisz ręcznie numer inwentarzowy. W celu dodania wielu środków trwałych pozostaw to pole puste.

W oknie „Dodawanie środków” określić, ile środków ma zostać wprowadzonych, oraz wpisać ich numery seryjne (po każdym numerze należy wcisnąć Enter, tak by każdy numer był wpisany w osobnej linii).

7.5. Zatwierdzanie nowego środka trwałego / niskocennego / prawnego

Każdy wprowadzony do programu środek musi zostać zatwierdzony przez osobę do tego uprawnioną. Dopóki dany środek nie zostanie zatwierdzony, dopóty nie będzie uwzględniany podczas inwentaryzacji / amortyzacji. Ponadto zatwierdzenie środka trwałego / niskocennego / prawnego powoduje, iż:

• środkowi nadawany jest numer inwentarzowy (jeśli aktywna jest opcja automatycznego ich generowania),
• zmienia się okno środka trwałego / niskocennego / prawnego – pojawiają się w nim nowe zakładki z nowymi, wcześniej niedostępnymi, funkcjami.

Aby zatwierdzić nowo wprowadzony środek, należy:

1. W menu programu rozwinąć zakładkę „Środki trwałe, niskocenne, prawne”.
2. W obszarze roboczym programu zaznaczyć środki do zatwierdzenia (środki niezatwierdzone zaznaczone są kolorem szarym).
3. Wybrać opcję „Zatwierdź zaznaczone”.
4. Potwierdzić chęć zatwierdzenia zaznaczonych środków.

Innym sposobem wykonania tej samej operacji jest skorzystanie z okna przypomnienia – jeśli w programie zapisane są jakieś niezatwierdzone środki, przy nowym uruchomieniu programu pojawi się okienko z przypomnieniem o konieczności ich zatwierdzenia. Aby zatwierdzić wybrane środki oraz kontrahentów albo zobaczyć wyniki automatycznie przeprowadzonej amortyzacji, należy kliknąć „Pokaż”, a następnie zatwierdzić wybrane dane.

Kolejnym sposobem zatwierdzenia środka jest otworzenie formularza środka trwałego i kliknięcie w nim przycisku „Zatwierdź”.

Po zatwierdzeniu środka zmienia się okno „Środek trwały” (niskocenny / prawny) – w pasku menu pojawiają się nowe elementy z nowymi, wcześniej niedostępnymi, funkcjami.

7.6. Dodawanie / modyfikowanie / usuwanie / otwieranie plików załączonych do danego środka

Aby móc wykonać jedną z wyżej wymienionych operacji, należy:

1. Otworzyć okno zatwierdzonego środka trwałego / niskocennego / prawnego (aby to zrobić, w obszarze roboczym programu należy dwukrotnie kliknąć w wybrany środek albo jedynie go zaznaczyć, a w menu programu kliknąć „Modyfikuj” [Środki trwałe, niskocenne, prawne → Modyfikuj]).
2. W menu formularza wybranego środka kliknąć „Pliki”.

   

3. W nowym oknie wybrać jedną z opcji: dodaj / modyfikuj / usuń / otwórz (przy wyborze opcji modyfikuj, usuń, otwórz należy najpierw zaznaczyć wybrany plik na liście, a następnie wybrać operację, która ma zostać wykonana).

7.7. Dodawanie uwag do środka

Aby dodać uwagi do formularza środka trwałego / niskocennego / prawnego, należy:

1. Otworzyć okno zatwierdzonego środka trwałego / niskocennego / prawnego (aby to zrobić, w obszarze roboczym programu należy dwukrotnie kliknąć w wybrany środek).
2. W pasku menu formularza wybrać „Uwagi”.
3. W formularzu „Uwagi” kliknąć „Dodaj”, wpisać tekst, a następnie zatwierdzić go, klikając „Zapisz”.

7.8. Likwidowanie środka trwałego / niskocennego / prawnego

Aby zlikwidować wybrany środek trwały / niskocenny / prawny, należy:

1. W menu programu wybrać opcję „Środki trwałe, niskocenne, prawne”.
2. W obszarze roboczym głównego okna programu zaznaczyć środek przeznaczony do likwidacji.
3. W menu programu kliknąć „Zlikwiduj”.

   

4. Pojawi się nowe okno („Likwidacja środka trwałego lub niskocennego”), w którym należy wpisać powód likwidacji.
5. Zatwierdzić likwidację, klikając „Likwiduj”.

Środek został zlikwidowany. Nie znika on jednak z systemu, nadal jest w nim obecny (w obszarze roboczym programu zaznaczony jest na różowo), lecz nie jest uwzględniany przy inwentaryzacji i amortyzacji. W przypadku środków zlikwidowanych system automatycznie generuje do nich dodatkową zakładkę „Powód likwidacji”, w której zawarte są informacje takie jak: powód likwidacji, kto zlikwidował i kiedy.

7.9. Drukowanie listy środków zapisanych w programie

Aby wydrukować listę środków zapisanych w programie (lub jedynie wybrane dane), należy:

1. W menu programu wybrać „Środki trwałe, niskocenne, prawne”, a następnie „Drukuj listę środków”.
2. Wydrukować całą listę lub jedynie wybrane jej kolumny (aby wybrać kolumny, należy kliknąć „Wybierz kolumny”, a następnie zaznaczyć te, które mają zostać wydrukowane).
3. Kliknąć „Drukuj”.

7.10. Historia środka trwałego / niskocennego / prawnego

Wszystkie operacje wykonywane w programie są zapisywane. Można je przeglądać korzystając z opcji „Historia środka trwałego / niskocennego / prawnego”.

7.11. Przeglądanie historii środka

Aby przejrzeć historię wykonanych w programie operacji, należy:

1. Otworzyć formularz wybranego środka (w obszarze roboczym programu dwukrotnie kliknąć w wybrany środek).
2. W pasku menu formularza kliknąć „Historia”.
3. Wybrać kategorie, których historia ma dotyczyć (zdefiniować np. zakres czasowy, rodzaj wykonywanych operacji albo użytkownika dokonującego zmian).
4. Kliknąć „Odśwież”.

7.12. Drukowanie historii środka

Aby wydrukować historię operacji wykonanych na wybranym środku trwałym / niskocennym / prawnym, należy:

1. Otworzyć okno z historią operacji (jak to zrobić, opisano w poprzednim punkcie).
2. Kliknąć „Drukuj”.
3. Pojawi się okno z podglądem wydruku; jeśli wszystko się zgadza, należy kliknąć „Drukuj”.

8. Amortyzacja

Program HDF Inwentaryzacja 7 umożliwia określenie metody amortyzacji. Za pomocą aplikacji można przeprowadzać amortyzację:

• liniową,
• degresywną,
• jednorazową.

Amortyzacja może być przeprowadzana „na polecenie” użytkownika albo automatycznie, w wybranych przez użytkownika dniach. Użytkownik może stworzyć plan przeprowadzania automatycznych amortyzacji dla całego roku. Ponadto program umożliwia przeprowadzanie amortyzacji wszystkich zatwierdzonych środków trwałych albo tylko wybranych przez użytkownika. W programie domyślnie wprowadzono wykaz stawek amortyzacyjnych – można je modyfikować, usuwać albo dodawać nowe.

8.1. Automatyczna amortyzacja – definiowanie daty jej przeprowadzania

Aby program przeprowadzał automatyczną amortyzację środków trwałych, należy zdefiniować dni, kiedy operacja ta ma być wykonywana. W tym celu należy:

1. W menu programu otworzyć zakładkę „Opcje”, a następnie wybrać „Amortyzacja automatyczna” [Opcje → Amortyzacja automatyczna].
2. Otworzone zostanie okno „Daty amortyzacji automatycznej…”.
3. Posługując się przyciskami „Dodaj rok”, „Modyfikuj miesiąc”, „Usuń rok”, zdefiniować daty automatycznej amortyzacji.

   

8.2. Amortyzacja jednego (wielu lub wszystkich) środków trwałych

Jeśli celem jest przeprowadzenie amortyzacji wielu (wszystkich) środków trwałych, należy:

1. W obszarze roboczym programu zaznaczyć środki trwałe, które mają podlegać amortyzacji. Jeśli chcesz zamortyzować wszystkie środki trwałe, zaznacz je wszystkie, klikając kwadrat w lewym górnym rogu obszaru roboczego.
2. Kliknąć „Amortyzuj” [Środki trwałe, niskocenne, prawne → Amortyzuj].
3. Pojawi się okienko „Amortyzacja”, które oznacza, że amortyzacja wybranych środków trwałych została zakończona.

8.3. Historia amortyzacji środka trwałego / drukowanie historii amortyzacji

Aby zapoznać się z historią amortyzacji wybranego środka trwałego, należy:

1. Otworzyć formularz środka trwałego (klikając dwukrotnie wybrany środek trwały).
2. Kliknąć zakładkę „Tabela amortyzacji” na pasku menu formularza wybranego środka trwałego.
3. W nowym oknie zaznaczyć pola wyboru.
4. Kliknąć „Odśwież”.

Wygenerowany raport z historii amortyzacji można wydrukować. W tym celu w oknie „Historia amortyzacji środka trwałego” należy kliknąć „Drukuj”.

9. Inwentaryzacja

Program HDF Inwentaryzacja 7 umożliwia przeprowadzanie inwentaryzacji na dwa sposoby:

• używając kolektora,
• wprowadzając dane bezpośrednio do aplikacji zainstalowanej na komputerze PC.

Istnieje możliwość wyboru opcji umożliwiającej przeprowadzanie albo inwentaryzacji wszystkich środków trwałych i niskocennych, albo jedynie wybranych przez użytkownika.

9.1. Nowa inwentaryzacja

Aby rozpocząć nową inwentaryzację, należy:

1. W menu programu wybrać „Inwentaryzacja”.
2. Jeśli inwentaryzacji mają podlegać tylko wybrane środki, należy je zaznaczyć. Jeśli mają podlegać jej wszystkie środki, kliknij kwadrat w lewym górnym rogu pola roboczego.
3. W menu programu kliknąć „Uruchom nową”.
4. W nowym okienku wpisać nazwę inwentaryzacji.

   

5. Otworzone zostanie okno „Inwentaryzacja”. W zakładce „Inwentaryzacja” wybrać sposób przeprowadzenia spisu: automatyczny – z użyciem kolektora danych (patrz 8.2), albo ręczny – bezpośrednio na komputerze PC (przycisk „Ręcznie”, patrz 8.3).

9.2. Inwentaryzacja automatyczna

Inwentaryzacja automatyczna przeprowadzana jest przy użyciu kolektora danych, na którym zainstalowano program HDF InvMobile. Wymaga wersji Business oraz osobnej licencji na kolektor.

Dane wymieniane są przez chmurę HDF Software: z komputera PC eksportuje się je do chmury, kolektory pobierają je i skanują offline, a wyniki wracają do chmury i są importowane z powrotem na PC. Tryb obsługuje wiele kolektorów pracujących równolegle – każdy skanuje swoją część, a osoba zarządzająca importuje wyniki poszczególnych kolektorów.

W poniższej procedurze zaznaczono, na którym urządzeniu wykonywany jest każdy krok: [PC] – aplikacja na komputerze, [kolektor] – aplikacja HDF InvMobile na kolektorze danych.

1. [PC] Uruchomić nową inwentaryzację [Inwentaryzacja → Uruchom nową] lub otworzyć inwentaryzację wcześniej rozpoczętą, lecz niezakończoną [Inwentaryzacja → Uruchom niezakończoną].

   

2. [PC] W oknie „Inwentaryzacja” otworzyć zakładkę „Inwentaryzacja”.

   

3. [PC] Kliknąć „Eksport do chmury”. Dane środków zostaną wysłane do chmury.

   

4. [kolektor] W aplikacji HDF InvMobile wybrać opcję „Pobierz dane z chmury”.

   

5. [kolektor] Wybrać opcję „Inwentaryzacja” i odczytać kolektorem kody kreskowe środków przeznaczonych do inwentaryzacji. Skanowanie odbywa się w trybie offline – połączenie z internetem nie jest w tym momencie wymagane.
6. [kolektor] Po zakończeniu skanowania, przy dostępie do internetu, wybrać opcję „Wyślij dane do chmury”. Każdy pracownik wysyła swoją część niezależnie od pozostałych.
7. [PC] W oknie „Inwentaryzacja” wybrać „Import z kolektora”. W oknie „Import z kolektorów danych” wskazać kolektor z listy „Wybierz kolektor danych”, kliknąć „Pobierz skany z chmury”, a następnie „Dodaj skany do inwentaryzacji”. Zeskanowane pozycje zostaną dopisane do bieżącej inwentaryzacji. Import wykonuje się osobno dla każdego kolektora i można go powtarzać – także ponownie dla tego samego kolektora (np. po korekcie). Jeśli zmianie uległa lokalizacja środka, aby wprowadzić ją do głównej ewidencji, należy kliknąć „Zmień lokalizację w ewidencji”.

   

8. [PC] Gdy zaimportowano dane ze wszystkich kolektorów, sprawdzić wyniki w zakładce „Raporty”.
9. [PC] Zakończyć inwentaryzację, klikając „Zakończ” – raport zostanie wygenerowany automatycznie. Inwentaryzację można też odłożyć do późniejszego zakończenia, klikając „Odłóż inwentaryzację”.

9.3. Inwentaryzacja bez użycia kolektora – ręczna (przeprowadzana tylko na komputerze PC)

Podczas inwentaryzacji ręcznej wszystkie dane wprowadzane są do aplikacji ręcznie. Przeprowadzanie inwentaryzacji ręcznej przebiega następująco:

1. Uruchomienie nowej inwentaryzacji [Inwentaryzacja → Uruchom nową] lub otworzenie inwentaryzacji wcześniej rozpoczętej i niezakończonej [Inwentaryzacja → Uruchom niezakończoną].
2. W oknie „Inwentaryzacja” otworzyć zakładkę „Inwentaryzacja”.
3. Kliknąć przycisk „Ręcznie” (oznaczenie na ilustracji poniżej).
4. Z listy środków wybrać dwukrotnym kliknięciem środek do inwentaryzacji.
5. Pojawi się nowe okienko, w którym należy wpisać ilość posiadanych środków oraz (ewentualnie) zmienić ich lokalizację.
6. Zatwierdzić zmiany, klikając „OK”.
7. Czynności 4–6 powtarzać tyle razy, ile jest środków na liście.
8. Inwentaryzację można zakończyć, klikając „Zakończ”, albo zapisać do późniejszego zakończenia, klikając „Odłóż inwentaryzację”.

9.4. Kontynuowanie inwentaryzacji rozpoczętej

Przy przeprowadzaniu inwentaryzacji przydatne są także obecne w programie funkcje pozwalające na kontynuowanie inwentaryzacji wcześniej rozpoczętej. Aby kontynuować inwentaryzację wcześniej rozpoczętą, należy:

1. W menu programu wybrać „Inwentaryzacja”, a następnie „Uruchom niezakończoną”.
2. Na liście niezakończonych inwentaryzacji zaznaczyć tę, która ma być kontynuowana, i kliknąć „Wybierz”.
3. Otworzone zostanie okno niezakończonej inwentaryzacji, którą można teraz kontynuować.

9.5. Usuwanie niezakończonych inwentaryzacji

Z listy niezakończonych inwentaryzacji zawsze można usunąć takie, które są już zbędne. W tym celu należy:

1. W menu programu wybrać „Inwentaryzacja”, a następnie „Usuń niezakończoną”.
2. Na liście niezakończonych inwentaryzacji zaznaczyć te, które mają zostać trwale usunięte, i kliknąć „Wybierz”.
3. Potwierdzić chęć usunięcia niezakończonej inwentaryzacji.

   

9.6. Historia inwentaryzacji

Aby zapoznać się z historią przeprowadzonych inwentaryzacji (oraz szczegółami każdej z nich), należy:

1. W menu aplikacji wybrać „Inwentaryzacja”, a następnie kliknąć „Historia inwentaryzacji” [Inwentaryzacja → Historia inwentaryzacji].
2. Otworzone zostanie okno „Historia inwentaryzacji”, które zawiera listę przeprowadzonych inwentaryzacji wraz z datami ich przeprowadzania.

Aby zapoznać się ze szczegółami wybranej inwentaryzacji, należy:

1. W oknie „Historia inwentaryzacji”, na liście przeprowadzonych inwentaryzacji, zaznaczyć tę, ze szczegółami której użytkownik chce się zapoznać.
2. Kliknąć „Pokaż” – otworzone zostanie okno inwentaryzacji z wyszczególnionymi środkami, które podlegały inwentaryzacji, oraz raportami z inwentaryzacji.

   

10. Raporty

Program HDF Inwentaryzacja 7 umożliwia generowanie szerokiego wachlarza raportów z amortyzacji i inwentaryzacji według kryteriów zdefiniowanych przez użytkownika.

10.1. Raport z wybranej inwentaryzacji

Aby zapoznać się z raportem dotyczącym jednej, wybranej inwentaryzacji, należy:

1. Na liście przeprowadzonych inwentaryzacji zaznaczyć tę, której szczegóły interesują użytkownika, i kliknąć „Pokaż” [Inwentaryzacja → Historia inwentaryzacji → Pokaż].
2. W oknie „Inwentaryzacja” przejść do zakładki „Raporty”.
3. Zdefiniować kryteria, według których zostanie wygenerowany raport. Użytkownik ma do wyboru:
   • rodzaj raportu (spis z natury całość, zestawienie różnic inwentaryzacyjnych w magazynach, stan przed inwentaryzacją, stany niezgadzające się, zmiany lokalizacji, stany zgadzające się, stan po inwentaryzacji, spis z natury),
   • grupa (definiuje, jakie grupy środków mają być uwzględniane podczas generowania raportu),
   • lokalizacja (określa, które lokalizacje będą uwzględniane podczas generowania raportu),
   • departament (określa, które departamenty / działy będą brane pod uwagę przy generowaniu raportu).
4. Zapisać raport i/lub go wydrukować, klikając „Zapisz jako” i/lub „Drukuj”.

   

10.2. Wybór kolumn do druku

Raport z inwentaryzacji może zawierać tylko te kolumny z danymi, które wybierze użytkownik (one też pojawią się w ewentualnym wydruku raportu).

Aby określić, które kolumny ma zawierać raport, należy:

1. W oknie „Inwentaryzacja”, w zakładce „Raporty”, kliknąć przycisk „Ukryj/pokaż kolumny” [Inwentaryzacja → Historia inwentaryzacji → Pokaż → Raporty → Ukryj/pokaż kolumny].
2. Pojawi się okno z listą kolumn – należy zaznaczyć te, które powinien zawierać raport, a następnie kliknąć „OK”.
3. W obszarze roboczym okna „Inwentaryzacja” pojawi się raport zawierający tylko te kolumny, które wybrał użytkownik. Aby wydrukować raport, należy kliknąć „Drukuj raport”, aby zapisać raport do pliku – „Zapisz jako”.

10.3. Zmiana nazwy raportu

Lista rozwijana „Raport” zawiera domyślnie zdefiniowane nazwy rodzajów raportów. Użytkownik może je dowolnie zmieniać, tak by bardziej odpowiadały jego potrzebom. W tym celu należy:

1. W menu programu, w zakładce „Opcje”, wybrać „Raporty z inwentaryzacji” [Opcje → Raporty z inwentaryzacji].
2. W oknie „Nazwy raportów inwentaryzacji” z listy rozwijanej wybrać typ raportu, którego nazwa ma zostać zmieniona, a w rubryce poniżej wpisać nową nazwę.

   

3. Wprowadzone dane należy zatwierdzić, klikając „Zapisz”. Teraz nazwa rodzaju raportu została zmieniona.

   

10.4. Raporty z amortyzacji

Raporty amortyzacji mogą być tworzone dla wybranego przez użytkownika okresu, opcjonalnie mogą też uwzględniać amortyzację podatkową.

Aby wygenerować raport z amortyzacji, należy:

1. Otworzyć okno „Raport z amortyzacji” [Raporty → Raport z amortyzacji].
2. Określić kryteria, które mają zostać uwzględnione podczas generowania raportu (uzupełnić pola w ramce oznaczonej nr 1).
3. Określić typ raportu (raport według grupy, raport według departamentu, raport według pionu biznesowego).
4. Zdefiniować okres, który ma uwzględniać raport.
5. Określić, czy raport ma uwzględniać amortyzację podatkową (zaznaczone pole wyboru), czy nie (pole wyboru puste).
6. Kliknąć przycisk „Odśwież” (na ilustracji pole oznaczone nr 2).
7. W obszarze oznaczonym nr 3 pojawi się raport uwzględniający wybrane przez użytkownika kryteria.
8. Raport można wydrukować, klikając „Drukuj” (na ilustracji przycisk oznaczony nr 4).

   

Raport „Zamortyzowane środki trwałe” zawiera listę środków zamortyzowanych w zdefiniowanym przez użytkownika okresie.

Aby wygenerować ten raport, należy:

1. Otworzyć okno „Zamortyzowane środki trwałe” [Raporty → Zamortyzowane środki trwałe].
2. Określić czas, który ma zostać uwzględniony w raporcie, oraz zdecydować, czy raport ma uwzględniać amortyzację podatkową, czy nie.
3. Kliknąć „Odśwież”.

   

Aby wydrukować raport, należy kliknąć „Drukuj”.

10.5. Tabele amortyzacji

Tabele amortyzacji środków trwałych zawierają listę środków zamortyzowanych w danym roku i przypisanych do wybranej przez użytkownika grupy. Tabele zawierają dane z amortyzacji przeprowadzanej w kolejnych miesiącach zdefiniowanego roku oraz podsumowanie w postaci bilansu otwarcia i bilansu zamknięcia.

Aby wygenerować odpowiednią tabelę amortyzacji, należy:

1. Otworzyć okno „Tabela amortyzacji środków trwałych” [Raporty → Tabela amortyzacji].
2. Zdefiniować grupę środków oraz rok – dane te zostaną uwzględnione w raporcie (można także zaznaczyć opcję, aby w raporcie została uwzględniona amortyzacja podatkowa).
3. Kliknąć „Odśwież”.

   

10.6. Środki zlikwidowane – raport

Aby wygenerować listę środków zlikwidowanych w danym okresie, należy:

1. Otworzyć okno „Zlikwidowane środki trwałe, niskocenne, prawne” [Raporty → Zlikwidowane środki].
2. Zdefiniować okres, w którym zlikwidowano środki (na ilustracji pole oznaczone nr 1).
3. Kliknąć „Odśwież” (na ilustracji pole oznaczone nr 2).

Aby zapoznać się z powodem likwidacji wybranego środka, należy zaznaczyć go na liście, a następnie kliknąć „Powód likwidacji” (na ilustracji pole oznaczone nr 3). Otworzone zostanie okno, w którym zapisano powód likwidacji (na ilustracji pole oznaczone nr 4).

Drukowanie raportu rozpocznie się po kliknięciu przycisku „Drukuj” (na ilustracji pole oznaczone nr 5).

10.7. Stan posiadania pracownika – raport

Raport „Stan posiadania pracownika” uwzględnia środki, za które odpowiedzialny jest wybrany użytkownik. Aby go wygenerować, należy:

1. Otworzyć okno „Raport stanu posiadania pracownika” [Raporty → Stan posiadania pracownika].
2. Uzupełnić formularz: określić użytkownika, którego raport ma dotyczyć, oraz status środków, które ma uwzględniać (wszystkie / w użyciu / zlikwidowane / oczekujące na zatwierdzenie).
3. Po wybraniu kryteriów należy kliknąć „Odśwież”.

10.8. Środki zakupione w zadanym okresie

Raport środków zakupionych w danym okresie zawiera listę środków wybranego typu (ŚT, N, P) zakupionych w zdefiniowanym przez użytkownika okresie. W raporcie uwzględniane są także dodatkowe dane, takie jak: numer inwentarzowy danego środka, jego nazwa, data i cena zakupu, osoba odpowiedzialna za środek, lokalizacja środka, departament, pion biznesowy, status środka.

Aby wygenerować raport, należy:

1. Otworzyć okno „Raport środków zakupionych w danym okresie” [Raporty → Środki zakupione w zadanym okresie].
2. Zdefiniować kategorie (okres oraz typ środka), które mają zostać uwzględnione w raporcie.
3. Kliknąć „Odśwież”.

Aby wydrukować raport, należy kliknąć „Drukuj”.

10.9. Import środków z pliku tekstowego (.txt, .csv)

Aby do programu HDF Inwentaryzacja 7 importować dane zapisane w pliku tekstowym, należy:

1. Przygotować plik tekstowy z danymi. Wszystkie rekordy w pliku tekstowym powinny mieć następującą strukturę:

typ środka; nazwa; grupa; pion biznesowy; departament; użytkownik (nazwisko imię); lokalizacja; kontrahent *; nr dokumentu zakupu *; data zakupu yyyy-mm-dd; wartość zakupu [K]; wartość zakupu [P]; gwarancja *; okres gwarancji; nr seryjny *; ilość **

Uwagi:

• * – pole może posiadać pustą wartość.
• ** – pole dotyczy tylko środków niskocennych i prawnych; dla niskocennych powinna być tam liczba większa od 0; dla trwałych jest pomijane.
• typ środka – ŚT lub ST – środek trwały, N – niskocenny, P – niematerialny/prawny.
• grupa; pion biznesowy; departament; użytkownik (nazwisko, imię); lokalizacja; kontrahent – są to nazwy występujące w aplikacji; wielkość liter nie ma znaczenia.
• gwarancja – kod gwarancji, dostępne wartości: brak, serwis, standard, inna. Gwarancja i okres gwarancji są pomijane dla środków niematerialnych/prawnych.
• wartość zakupu [K] – część księgowa.
• wartość zakupu [P] – część podatkowa (dla niskocennych i prawnych wartość jest pomijana).

1. Z menu aplikacji wybrać „Środki trwałe, niskocenne, prawne”, a następnie kliknąć „Importuj środki”.
2. Wybrać plik z danymi do importu i nacisnąć „Dalej”.
3. Kliknąć „Importuj”.

10.10. Eksport danych do pliku tekstowego / programu Microsoft Excel

Aby dane zapisane w programie HDF Inwentaryzacja 7 eksportować do pliku tekstowego albo programu Microsoft Excel, należy z górnego paska zadań aplikacji wybrać przycisk „Eksport do…”.

Program przekieruje nas do okna zapisu, w którym należy określić, do jakiego typu pliku ma zostać wykonany eksport danych.

W celu eksportu danych do pliku należy także wybrać miejsce ich zapisu, a następnie kliknąć „Zapisz” u dołu ekranu.

11. Drukowanie etykiet

11.1. Drukowanie etykiet dla środków

Aby wydrukować etykiety dla środków, należy:

1. W menu programu wybrać „Środki trwałe, niskocenne, prawne”.
2. Zaznaczyć wybrane środki, jeśli etykiety mają być drukowane tylko dla nich.
3. Kliknąć „Drukuj etykietę”.
4. Wybrać szablon etykiety spośród proponowanych.
5. Wybrać drukarkę i potwierdzić chęć drukowania („Drukuj”).

   

11.2. Drukowanie etykiet dla lokalizacji

Aby wydrukować etykiety dla lokalizacji, należy:

1. W menu programu wybrać „Środki trwałe, niskocenne, prawne”.
2. Kliknąć „Drukuj etykiety lokalizacji”.
3. Wybrać lokalizacje, dla których mają zostać wydrukowane etykiety.
4. Wybrać szablon etykiety spośród proponowanych.
5. Potwierdzić chęć drukowania, klikając „OK” w oknie „Drukowanie”.

12. Dokumenty

Dokumenty OT, LT, MT, listę czy kartę środka można wydrukować poprzez przejście do menu głównego aplikacji, do zakładki „Środki trwałe, niskocenne, prawne”.

Aby wydrukować protokół przekazania środka, należy:

1. W menu aplikacji wybrać „Środki trwałe, niskocenne, prawne”.
2. Na liście środków zaznaczyć ten, dla którego ma zostać wydrukowany protokół przekazania.
3. Kliknąć „Drukuj MT” [Środki trwałe, niskocenne, prawne → Drukuj MT].
4. Drukowanie dokumentu rozpocznie się po kliknięciu przycisku „Drukuj”.

   

Na dokumencie dotyczącym przekazania środka znajduje się miejsce na pieczęć zakładu pracy, wszelkie szczegóły dotyczące przekazywanego środka, uwagi, a także podpis osoby, której powierza się nad nim pieczę.

W celu wydrukowania pozostałych dokumentów należy wykonać analogiczne czynności.

Aby program umieszczał dane dotyczące firmy automatycznie w każdym dokumencie, należy wcześniej zdefiniować te dane. W tym celu należy:

1. W menu programu wybrać „Opcje”, a następnie „Ustawienia firmy i raportów”.
2. W oknie „Ustawienia firmy i raportów” uzupełnić poszczególne rubryki, zgodnie ze wzorem:

Wiersz 1: Pełna nazwa firmy Wiersz 2: Ulica, numer budynku i lokalu Wiersz 3: Kod pocztowy i miasto Wiersz 4: Kraj

1. Zaznaczyć „użyj tych danych w dokumencie OT, LT i MT w miejscu pieczątki zakładu pracy”.
2. Kliknąć „Zapisz”.

   

13. Najczęstsze problemy (FAQ)

W tej sekcji zebrano najczęstsze problemy zgłaszane podczas pracy z programem wraz z sugerowanym rozwiązaniem. Jeśli problem powtarza się mimo wykonania opisanych czynności, prosimy o kontakt: [email protected].

Baza danych i konfiguracja

Pełny opis instalacji i konfiguracji bazy znajduje się w rozdziale 1. Poniżej skrót najczęstszych pytań.

• Jak ustawić parametry połączenia z bazą danych? W programie AdminTool.exe (katalog instalacyjny, uprawnienia administratora). Szczegóły: rozdział 1.2.
• Czy bazę trzeba instalować na każdym komputerze? Nie. Baza jest centralna; na końcówkach ustawia się tylko połączenie w AdminTool.exe. Szczegóły: rozdział 1.1.
• Czy mogę mieć dwie bazy – testową i produkcyjną? Tak, obie na jednym serwerze; przełączanie w AdminTool.exe. Szczegóły: rozdział 1.2.
• Jaką bazę SQL wybrać i skąd ją pobrać? Do 500 tys. środków wystarczy darmowy SQL Server Express 2019 lub 2022. Szczegóły i sposób pobrania: rozdział 1.1.
• Mam starszą wersję programu – czy muszę konwertować bazę? Nie, program konwertuje bazę samoczynnie przy pierwszym uruchomieniu. Szczegóły: rozdział 1.2.

Rejestracja i licencja

• Rejestracja nie przechodzi – program zgłasza błędne dane logowania. Loginem jest adres e-mail podany podczas zakupu, a hasłem – hasło licencyjne otrzymane mailowo po opłaceniu zamówienia (nie jest to hasło do logowania w programie). Sprawdź, czy wpisujesz dokładnie te dane, bez spacji na początku lub końcu. Jeśli hasło zostało zgubione, poproś o wygenerowanie nowego, pisząc na [email protected].
• Rejestracja nie przechodzi – brak połączenia. Rejestracja, przeniesienie licencji oraz operacje na chmurze wymagają połączenia z internetem. Upewnij się, że komputer ma dostęp do sieci. Jeśli w firmie działa zapora sieciowa (firewall), dodaj wyjątek dla domeny https://licenses.hdf.com.pl/ oraz całej podsieci hdf.dev – bez tego program nie połączy się z serwerem licencji.
• Licencja jest już aktywna na innym komputerze. Każda licencja działa na jednym komputerze naraz. Aby przenieść ją na inne stanowisko, najpierw dezaktywuj ją na dotychczasowym komputerze przyciskiem „Przenieś licencję”, a następnie zarejestruj na nowym. Przeniesienia można dokonać wyłącznie z komputera, na którym licencja jest aktywna.
• Komputer z aktywną licencją jest niedostępny (awaria). Licencji nie da się przenieść zdalnie z uszkodzonego komputera. W takiej sytuacji skontaktuj się z nami: [email protected].
• Rejestracja nie przechodzi mimo poprawnych danych. Najczęstszą przyczyną jest brak wolnych licencji – wszystkie zakupione licencje są już wykorzystane. Zanim zarejestrujesz program na nowym komputerze, upewnij się, że wykonałeś dezaktywację (przeniesienie licencji) na komputerze, z którego rezygnujesz.

Praca z kolektorami (inwentaryzacja automatyczna)

• Okno „Inwentaryzacja” w ogóle się nie otwiera. Program nie pokaże okna „Inwentaryzacja”, dopóki nie zarejestrujesz subskrypcji do wymiany danych z kolektorami. Wykonaj rejestrację subskrypcji w oknie „Rejestracja” (przycisk „Zarejestruj bazę w chmurze”, patrz rozdział 1).
• Nie widać opcji „Eksport do chmury”. Wymiana danych z kolektorami działa wyłącznie w wersji Business. Wersja Standard nie obsługuje tej funkcji.
• Kolektor po pobraniu danych pokazuje pustą listę. Sprawdź, czy na komputerze wykonano wcześniej „Eksport do chmury” dla bieżącej inwentaryzacji oraz czy w programie na komputerze i na kolektorze używana jest ta sama nazwa bazy w chmurze (Storage). Pobranie danych na kolektor wymaga połączenia z internetem.
• Samo skanowanie wymaga internetu? Nie. Połączenie potrzebne jest tylko przy pobraniu danych na kolektor (przed spisem) i przy wysłaniu wyników do chmury (po spisie). Skanowanie odbywa się offline.
• W raporcie widać braki, choć spis nie jest skończony. Przy pracy kilkoma kolektorami wyniki pojawiają się na komputerze dopiero po zaimportowaniu danych z danego kolektora. Dopóki wszyscy pracownicy nie wyślą swoich skanów do chmury i nie zostaną one zaimportowane („Import z kolektora”), środki jeszcze niezeskanowane będą wykazywane jako braki. Zakończ i przeanalizuj spis dopiero po imporcie ze wszystkich kolektorów.
• Pracownik pomylił się przy skanowaniu. Import można powtórzyć. Po ponownym wysłaniu danych z kolektora do chmury wykonaj „Import z kolektora” jeszcze raz dla tego samego kolektora.

Środki i dane

• Jak tworzony jest automatyczny numer inwentarzowy? Numer składa się z identyfikatora lokalizacji środka oraz kolejnego numeru porządkowego (ID lokalizacji + kolejny nr). Automatyczna numeracja gwarantuje unikalność numerów; włącza się ją w AdminTool.exe (patrz rozdział 1.2).
• Nowy środek nie pojawia się w inwentaryzacji ani amortyzacji. Środek musi zostać zatwierdzony przez osobę do tego uprawnioną. Środki niezatwierdzone (oznaczone w obszarze roboczym kolorem szarym) nie są uwzględniane. Zatwierdź środek: „Środki trwałe, niskocenne, prawne” → „Zatwierdź zaznaczone”.
• Nie działa dodawanie wielu środków naraz. Operacja „Dodaj wiele środków” nie jest dostępna, jeśli ręcznie wpisano numer inwentarzowy. Pozostaw to pole puste.
• Zlikwidowany środek nie znika z listy. To zachowanie prawidłowe. Zlikwidowany środek pozostaje w systemie (oznaczony kolorem różowym) i nie jest uwzględniany przy inwentaryzacji ani amortyzacji, ale zachowuje historię i powód likwidacji.
• Jak zaimportować dużą liczbę środków do pustej bazy? Zalecana metoda: załóż ręcznie 1–3 środki oraz wszystkie słowniki i uzupełnij komplet danych w systemie. Następnie wyeksportuj te środki do pliku XLS – powstanie gotowy szablon z prawidłową strukturą kolumn. Uzupełnij go swoimi danymi (np. 1500 rekordów) i wykonaj import.