Jaki system WMS wybrać w 2026 roku?

Opublikowano: 2 grudnia 2025

Wybór systemu WMS to jedna z najważniejszych decyzji w logistyce, raz zrobiona dobrze, oszczędza dziesiątki a nawet setki tysięcy złotych rocznie. Poniżej znajdziesz 20 kluczowych funkcji, które musi mieć nowoczesny system magazynowy, żeby realnie przyspieszyć pracę, zmniejszyć ilość błędów i obniżyć koszty.

Każdą funkcję opisujemy w trzech częściach:

• Wpływ na wydajność magazynu: nasza ocena w skali 1–10 (na podstawie danych z naszych wdrożeń).
• Dlaczego krytyczne: dlaczego ta funkcja jest ważna w systemie magazynowy.
• Jak to powinno działać: jak to wygląda w praktyce w najlepszej klasie systemów WMS.

1. Automatyczne proponowanie miejsca odłożenia przy przyjęciu towaru

Wpływ na wydajność magazynu: 9/10

Dlaczego krytyczne: magazynierzy odkładają towar „gdzie im łatwiej” a po kilku miesiącach na magazynie mamy chaos lokalizacyjny, szukamy palet po kilkadziesiąt minut.

Jak to powinno działać: system w chwili przyjęcia analizuje wymiary, wagę, datę przydatności i aktualne zapełnienie na dany produkt, po czym proponuje optymalną lokację. Magazynier akceptuje ją jednym skanem lub wybiera inną z podanych alternatyw. Do systemu zapisujemy datę przyjęcia towaru, dane o zawartości oraz jego lokalizację.

2. Pełne śledzenie partii i serii (traceability)

Wpływ na wydajność magazynu: 8/10

Dlaczego krytyczne: reklamacja, wycofanie produktu lub audyt jakości, bez traceability to dziesiątki godzin spędzonych na poszukiwanie kto, od kogo, kiedy i dlaczego.

Jak to powinno działać: każda operacja magazynowa powinna zostać automatycznie zapisana w systemie, z uwzględnieniem szczegółowych informacji o partii towaru, skąd towar pochodził, kto daną operację wykonał oraz do kogo produkt został ostatecznie wysłany.

3. FIFO (First-In, First-Out), FEFO (First-Expired, First-Out), automatyczne wydawanie towaru z najkrótszą datą przydatności

Wpływ na wydajność magazynu: 9/10

Dlaczego krytyczne: zapobieganie utylizacji przeterminowanych produktów w branży spożywczej czy farmacji to poważne straty finansowe dla każdej firmy.

Jak to powinno działać: przy kompletacji system zawsze wskazuje partię z najkrótszą datą przydatności, nie pozwala magazynierowi pobrać towarów wstawionych na magazyn później. System powinien też umożliwiać blokowanie (leżakowanie) towaru, który nie powinien zostać wydany przed jakąś z góry określoną datą lub okresem.

4. Rezerwacje towarów pod zamówienia sprzedaży

Wpływ na wydajność magazynu: 7/10

Dlaczego krytyczne: rezerwacja produktów, umożliwia sprawne zarządzanie stanami magazynowymi, wielu klientów może zamówić ten sam towar w tym samym momencie. Rezerwacje znacząco poprawiają nie tylko wizerunek Twojej firmy, ale też urealniają stany magazynowe.

Jak to powinno działać: automatyczna rezerwacja towaru pod zamówienie w momencie wpływu zamówienia z systemu ERP lub sklepu internetowego.

5. Optymalizacja trasy kompletacji

Wpływ na wydajność magazynu: 9/10

Dlaczego krytyczne: w magazynie o powierzchni powyżej 2000 m² magazynier traci 30% czasu na chodzenie, szukanie towaru. Traci nie tylko czas, ale też niepotrzebnie zużywa prąd/gaz w wózkach widłowych.

Jak to powinno działać: system oblicza najkrótszą trasę kompletacji zamówienia, grupuje kilka zamówień naraz, prowadząc magazyniera krok po kroku po kolejnych lokacjach na magazynie.

6. Hot-spoty, strefy szybkiego dostępu

Wpływ na wydajność magazynu: 9/10

Dlaczego krytyczne: na magazynie podobnie jak w życiu obowiązuje zasada Pareto (20% towarów generuje 80% obrotów), trzymanie najbardziej chodliwych towarów (bestsellerów) porozrzucanych po całym magazynie to czyste marnotrawstwo czasu i pieniędzy.

Jak to powinno działać: możliwość zakładania stref „hot spot” dla produktów szybko rotujących, blisko ramp załadunkowych.

7. Bufory magazynowe, bufory produkcyjne

Wpływ na wydajność magazynu: 7/10

Dlaczego krytyczne: możliwość przenoszenia produktów na bufory magazynowe, usprawnia procesy w każdej firmie produkcyjnej, sygnalizuje fakt, że dany towar, surowiec należy zamówić, bo może go zabraknąć na produkcji.

Jak to powinno działać: dedykowane lokacje pod wewnętrzną produkcję, surowiec lub towar przenoszony na bufor magazynowy, nadal istnieje w systemie, natomiast po zakończeniu wytwarzania produktu znika z systemu magazynowego.

8. Dedykowany widok dla operatorów wózków widłowych

Wpływ na wydajność magazynu: 9/10

Dlaczego krytyczne: operator magazynu powinien bez zastanawiania się pobrać towary na produkcję lub do aktywnych zleceń magazynowych.

Jak to powinno działać: 10-12 calowy tablet przemysłowy z czytelnym programem do wydań, dużymi przyciskami i tekstami to kluczowy element usprawnienia procesu kompletacji zamówienia: dokąd jechać, co pobrać/odłożyć, jeden zielony przycisk „Wydano”.

9. Projektowanie układu magazynu

Wpływ na wydajność magazynu: 8/10

Dlaczego krytyczne: każdy magazyn ma inny układ, ilość regałów, półek. Zaszyte w programie schematy układu magazynowego nie sprawdzają się w dłuższej perspektywie.

Jak to powinno działać: odzwierciedlenia struktury magazynu w programie magazynowym, to minimum jakie musi posiadać program magazynowy w obecnych czasach. Edycja, dodawanie regałów powinno być dostępne dla każdego kierownika.

10. Wizualizacja magazynu 2D i 3D

Wpływ na wydajność magazynu: 7/10

Dlaczego krytyczne: bez wizualizacji nie wiesz, które regały są puste, a które przepełnione. Jak wygląda zapełnienie całego magazynu. Możesz nie mieć możliwości efektywnego przygotowania firmy na szczyt sezonu, czy też wykonanie ręcznej optymalizacji zapełniania.

Jak to powinno działać: z poziomu systemu powinieneś mieć możliwość podglądu zajętości magazynu. Wraz ze wskazaniem, które produkty „długo leżą” lub które muszą być wydane w 1 kolejności.

11. Nieograniczona liczba magazynów wirtualnych

Wpływ na wydajność magazynu: 9/10

Dlaczego krytyczne: możesz tworzyć magazyny pod konkretnego klienta, cykliczne zamówienia, zarządzać magazynami w innych lokalizacjach, czy też magazynami umiejscowionymi na placu.

Jak to powinno działać: tworzysz dowolną ilość magazynów wirtualnych bez konieczności wnoszenia dodatkowych opłat licencyjnych, czy też zlecanie dodatkowej pracy programistom.

12. Wbudowany moduł druku etykiet logistycznych ZPL

Wpływ na wydajność magazynu: 8/10

Dlaczego krytyczne: dodatkowy program do druku etykiet to koszty i problemy z integracją.

Jak to powinno działać: projektujesz w systemie etykiety ZPL, które są automatycznie drukowane podczas operacji magazynowej PZ, WZ, MM, RW czy PW, na wskazanej przez system drukarce kodów kreskowych.

13. Praca całkowicie online

Wpływ na wydajność magazynu: 8/10

Dlaczego krytyczne: pracujesz bez zbędnych aktualizacji, instalowania sterowników.

Jak to powinno działać: logowanie do systemu powinno odbywać się przez przeglądarkę internetową z dowolnego miejsca oraz urządzenia w Twojej firmie. Drukarki kodów kreskowych podłączasz do sieci Ethernet, rejestrujesz je w systemie magazynowym i podpinasz pod określone operacje magazynowe czy też operatora.

14. Natywne wsparcie kolektorów i tabletów przemysłowych

Wpływ na wydajność magazynu: 10/10

Dlaczego krytyczne: wykonanie każdej operacji magazynowej za pomocą kolektora danych z wbudowanym skanerem kodów kreskowych eliminuje w 100% błędy podczas tego procesu.

Jak to powinno działać: wybierasz operację magazynową, skanujesz kod kreskowy lokalizacji oraz produktu, następnie wpisujesz ilość którą wydajesz z magazynu. System w tle rejestruje tą operację. Taka aplikacja webowa lub PWA(Progressive Web App) powinna być dostępna bez dodatkowych plików instalacyjnych (APK) czy sterowników z poziomu terminali najpopularniejszych marek na rynku np. Zebra, Honeywell, Datalogic, M3 Mobile itp.

15. Ciągła inwentaryzacja, bez zatrzymywania pracy magazynu

Wpływ na wydajność magazynu: 10/10

Dlaczego krytyczne: tradycyjny, ręczny remanent zajmuje 2-3 dni, w tym czasie wymagane jest wstrzymanie większości operacji magazynowych.

Jak to powinno działać: codziennie, w trakcie normalnej pracy skanujesz 30-100 lokacji, na bieżąco uaktualniasz stany magazynowe, reagujesz na wszelkie nieprawidłowości natychmiastowo.

16. Automatyczne generowanie dokumentów magazynowych (PZ, WZ, MM itp.)

Wpływ na wydajność magazynu: 8/10

Dlaczego krytyczne: ręczne tworzenie dokumentów magazynowych w Excelu to godziny straconego czasu i częste pomyłki. Dokumenty PZ, jak i WZ są kluczowe do poprawnego rozliczenia magazynu w księgowości.

Jak to powinno działać: reporty z przepływów magazynowych powinny być dostępne natychmiast, za wybrany okres z możliwością ich automatycznego eksportu do systemu ERP.

17. Wielojęzyczny interfejs

Wpływ na wydajność magazynu: 7/10

Dlaczego krytyczne: pracownicy obcojęzyczni popełniają mniej błędów, gdy interfejs użytkownika stworzony został w ich ojczystym języku. Masz też możliwość korzystania z pracowników z dowolnego kraju.

Jak to powinno działać: język polski, angielski, niemiecki to obecnie standard w systemie magazynowym, system powinien też umożliwiać dodawania innych języków np. Rosyjski.

18. Zlecenia magazynowe w czasie rzeczywistym

Wpływ na wydajność magazynu: 9/10

Dlaczego krytyczne: kierownik magazynu musi widzieć na żywo, które zamówienia są realizowane, a które mają opóźnienia.

Jak to powinno działać: czytelny dashboard dla kierownika, który umożliwia podgląd na żywo na to co się dzieje na magazynie, zmianę priorytetów, a także wykrywanie i reagowanie na opóźnienia.

19. Weryfikacja wysyłki przed wydaniem

Wpływ na wydajność magazynu: 9/10

Dlaczego krytyczne: najdroższe błędy na magazynie to wysyłka złego towaru do klienta.

Jak to powinno działać: przed załadunkiem towaru na naczepę, operator powinien wykonać skany porównawcze zamówienia klienta ze zleceniem magazynowym.

20. Integracje z ERP, sklepami i kurierami

Wpływ na wydajność magazynu: 9/10

Dlaczego krytyczne: ręczne generowanie zleceń magazynowych to największe źródło opóźnień i błędów.

Jak to powinno działać: zlecenia magazynowe spływają automatycznie, następnie statusy i stany magazynowe wracają automatycznie do systemu ERP.

Autor: Łukasz Russak

Chcesz sprawdzić, które z tych punktów dadzą Ci największy wzrost?

Umów się na bezpłatną prezentację online!