Tworzymy programy na Twoje życzenie
ZMNIEJSZENIE KOSZTÓW INWENTARYZACJI
System do ewidencji środków trwałych ma na celu zmniejszenie standardowych kosztów inwentaryzacji oraz czasu jej trwania. Program usprawnia proces inwentaryzacji środków trwałych, obniża jego koszt, a także minimalizuje występujące rozbieżności pomiędzy stanem faktycznym a stanem księgowym środków trwałych, niematerialnych oraz prawnych.
REDUKCJA KOSZTÓW INWENTARYZACJI ŚRODKÓW W INSTYTUCJI FINANSOWEJ
Dynamiczny rozwój firmy naszego Klienta z branży finansowej, skłonił go do poszukiwania rozwiązania, które usprawni proces inwentaryzacji środków trwałych, obniży jego koszt, a także zminimalizuje występujące rozbieżności pomiędzy stanem faktycznym a stanem księgowym środków trwałych, niematerialnych oraz prawnych.
Klient dysponował ok. 30 tysiącami środków trwałych rozmieszczonymi w 2 biurowcach.
POCZĄTKOWE NIEPRAWIDŁOWOŚCI U KLIENTA
Klient przeprowadzał we własnym zakresie błędnie i nieefektywne inwentaryzacje, często zdarzały się także pomyłki w podawanych ilościach oraz problem z uzgadnianiem stanów magazynowych. Jak się okazało, nieprawidłowo był także prowadzony system kodów kreskowych, co skutkowało dużą liczbą nieznalezionych pozycji sprzętowych i urządzeń oraz niską efektywnością inwentaryzacji.
OCZEKIWANIA KLIENTA WZGLĘDEM SYSTEMU
Klient oczekiwał od nas pełnej optymalizacji kosztów procesu inwentaryzacji. Zaznaczył, że proces ten powinien być zsynchronizowany z centralnym systemem do zarządzania środkami trwałymi przedsiębiorstwa. Dodatkowo, inwentaryzacja powinna być przeprowadzana przy pomocy urządzeń mobilnych, takich jak terminale kodów kreskowych z autorską aplikacją do ewidencji środków trwałych.
NASZA PROPOZYCJA
Zaproponowaliśmy Klientowi wdrożenie systemu do ewidencji środków trwałych, który umożliwi mu przechowywanie danych dotyczących lokalizacji poszczególnych środków trwałych, a także ich oznakowanie pod względem części składowych, za pomocą etykiet kodów kreskowych. Dodatkowo doradziliśmy Klientowi w wyborze najlepszych dla niego terminali mobilnych, a następnie wyposażyliśmy go w pięć przenośnych kolektorów (z wbudowanym czytnikiem kodów kreskowych), które umożliwiły mu bezbłędny i szybki odczyt danych z etykiet naklejonych na elementach wyposażenia pomieszczeń biurowych.
NASZE WDROŻENIE
System do inwentaryzacji wyposażyliśmy w plik z bieżącym spisem środków trwałych przedsiębiorstwa. Stworzyliśmy także szablony, a następnie wydrukowaliśmy odpowiednie etykiety do oznaczenia środków trwałych. Dzięki temu zespół pracowników z komisji inwentaryzacyjnej departamentu zarządzania majątkiem firmy przeprowadził identyfikację i nakleił etykiety na wszystkich środkach trwałych, w zasobach instytucji.
W rezultacie naklejono blisko 30 tys. etykiet na meblach, komputerach i urządzeniach peryferyjnych takich jak drukarki przemysłowe, skanery kodów kreskowych, terminale kodów kreskowych itd.
Zespół składający się z pięciu osób wyposażonych w terminale kodów z autorską aplikacją do inwentaryzacji, przeprowadził skanowanie wszystkich oklejonych środków trwałych. Cały proces ewidencji środków trwałych w firmie trwał 7 dni roboczych.
ZESTAW DO INWENTARYZACJI
Program do Inwentaryzacji HDF Inwentaryzacja 6.0
Przenośny terminal (z wbudowanym czytnikiem kodów kreskowych), który umożliwia szybki i bezbłędny odczyt danych. Uzyskane w ten sposób informacje są automatycznie przetwarzane przez system informatyczny – co znacząco skraca czas potrzebny na wypełnianie arkuszy spisowych i późniejsze przygotowanie raportów z inwentaryzacji.
Etykiety do oznaczenia majątku i lokalizacji, które wykonane są z wysokiej jakości materiałów, dzięki czemu są odporne na działanie czynników zewnętrznych takich jak wilgoć, kurz czy środki chemiczne.
EFEKT – ZWROT KOSZTÓW ZAKUPU SYSTEMU JUŻ PO 1 INWENTARYZACJI
W wyniku raz przeprowadzonej akcji inwentaryzacyjnej zewidencjonowane zostały wszystkie elementy wyposażenia firmy. Wykryto również braki wyposażenia niektórych środków trwałych, takich jak np.: monitory komputerowe, laptopy, telefony komórkowe, krzesła i szafki biurkowe. Dodatkowo wyeliminowano przyszłe straty czasu związane z powtarzaniem tych samych czynności. Zwiększyła się także efektywność przyjmowania na stan nowych środków i kasowania starych z rejestru. Wdrożenie systemu pozwoliło na identyfikację osób odpowiedzialnych za powierzone mienie, z posiadania którego się nie rozliczyły. Wykryto też duplikaty środków trwałych oraz urządzenia, które nigdy nie zostały zgłoszone (np. radio, które zostało zakupione i pozostawione przez jednego z pracowników instytucji). Dodatkową zaletą okazała się identyfikacja wyposażenia przeznaczonego do utylizacji oraz likwidacji, a także szybka aktualizacja informacji o środkach trwałych w systemie księgowym.
Po dokonaniu analiz całego procesu inwentaryzacji okazało się, że już po pierwszej inwentaryzacji zwróciły się wszystkie koszty zakupu systemu do ewidencji środków trwałych.
DODATKOWE KORZYŚCI DLA KLIENTA
Na podstawie przeprowadzonych rozmów z Klientem otrzymaliśmy wnioski, które pokryły się z jego wstępnymi oczekiwaniami względem systemu do inwentaryzacji i amortyzacji środków trwałych. Nowy sposób przeprowadzania procesu inwentaryzacji w instytucji przyczynił się do usprawnienia pracy oraz zaoszczędzenia czasu na wykonywanie tych samych czynności. Równie ważne okazało się zadowolenie pracowników z efektów swoich działań, poczucie skutecznie wykonanych zadań i kontroli nad obsługiwanym sprzętem do automatycznej identyfikacji.