Do czego potrzebny jest Twojej firmie system informatyczny?

Przede wszystkim należy udzielić sobie odpowiedź na pytanie zawarte w tytule. Wydawałoby się że jest ono zupełnie banalne, jednak kryją się za nim realne potrzeby, jakie powinno spełniać zamówione oprogramowanie dla firmy. Jeżeli udzieli się na nie niewłaściwej lub niepełnej odpowiedzi, każdy kolejny krok będzie prowadził do podjęcia błędnej decyzji. Posłużmy się prostą metaforą. Jeżeli ktoś planuje zakup samochodu dla swojej działalności gospodarczej, powinien przemyśleć, do czego będzie w niej służył. Jeśli tak naprawdę potrzebna jest mu ciężarówka, a zdecyduje się na sportowe auto, tylko dlatego, że wyda mu się atrakcyjne i podnoszące prestiż, z pewnością zakup ten okaże się zupełnie nietrafiony. Oprogramowanie dla firm działa podobnie – kiedy przedsiębiorstwo zakupi rozwiązanie, które wydaje się nowoczesne i atrakcyjne, a tak naprawdę nie jest dostosowane do realnych procesów, które realizowane są w ramach jego działalności, taka decyzja wygeneruje jedynie kolejne problemy i dodatkowe koszty.

Problem, który należy rozwiązać

Każda firma boryka się z jakimś problemem, który chciałaby rozwiązać. Należy dokładnie przeanalizować słabe punkty swojego przedsiębiorstwa, które można wzmocnić poprzez odpowiednio wdrożone systemy informatyczne. Przykłady? Zbyt duża ilość papierowych dokumentów, nad którymi pracownicy tracą kontrolę. Niezgodność dostaw surowców z zamówieniami składanymi u dostawców, których weryfikacja przy dużych ilościach jest bardzo trudna. Pojawiające się błędy w oznaczaniu wytworów schodzących z linii produkcyjnej, które trafiają do niewłaściwych działów magazynu. Trudności w przeprowadzeniu procedury reklamacyjnej ze względu na brak informacji o partii materiałów i parametrach urządzeń fabrycznych zastosowanych przy wytwarzaniu danej sztuki produktu. Każdy z tych problemów można rozwiązać przy pomocy specjalistycznego oprogramowania – systemy ERP lub systemy zarządzania produkcją. Należy jednak w pełni sobie uświadomić, na czym on dokładnie polega, jakie są jego wszystkie przyczyny oraz jak powinien wyglądać stan, do którego się dąży poprzez wdrożenie nowego rozwiązania.

W tym celu należy podjąć ścisłą współpracę z konsultantami producenta oprogramowania. Ich zadaniem jest udzielenie pomocy klientowi w dokładnym rozpoznaniu jego potrzeb. Jeżeli wiemy już, na czym polega problem naszego przedsiębiorstwa, należy pozwolić konsultantom na wgląd w jego naturę. Może się bowiem okazać, że to co pracownikom firmy wydaje się właściwym zagadnieniem, w rzeczywistości jest tylko symptomem głębszego problemu. Ważne jest, by przeciwdziałać realnym przyczynom występujących błędów, a nie skupiać się wyłącznie na usuwaniu ich skutków, gdyż to nigdy nie doprowadzi do właściwej optymalizacji procesów zachodzących w przedsiębiorstwie. Kiedy już wiemy, że słabe punkty naszej firmy zostały poprawnie rozpoznane i jesteśmy w pełni świadomi problemu, jaki chcemy zwalczyć, należy przejść do wyboru właściwego rozwiązania.

Dobór właściwych narzędzi

Każdy problem można rozwiązać na kilka sposobów. Ważne jest jednak to, by wybrać ten najlepiej odpowiadający istniejącym uwarunkowaniom, który będzie najpełniej realizował odpowiedź na pytanie, do czego potrzebny jest zamawiany program dla firmy. Niezwykle istotną rolę mają tu do odegrania konsultanci producenta oprogramowania, którzy wyposażeni w specjalistyczną wiedzę są w stanie dobrze doradzić w kwestii wyboru rozwiązania, które będzie najlepiej odpowiadało specyfice działalności danego przedsiębiorstwa. Należy wykazać się wobec nich zaufaniem. W pełni świadomi jak najlepiej rozwiązać przy pomocy zamawianego oprogramowania istniejący problem, doradzą, co należy zrobić, aby osiągnąć jak najlepsze rezultaty. Często pojawia się sytuacja, kiedy klient, nie do końca rozumiejący wszystkie aspekty zagadnienia, domaga się zastosowania konkretnego rozwiązania, które nie jest w danym przypadku trafne. Może to prowadzić do podjęcia błędnej decyzji, która zaowocuje niższą użytecznością zrealizowanego wdrożenia, niż miałoby to miejsce w przypadku wyboru najlepszej możliwości, sugerowanej przez konsultantów.

Licencja czy oprogramowanie na zamówienie?

Pojawia się tutaj pytanie – lepiej skorzystać z gotowego rozwiązania, czy lepiej zdecydować się na programy na zamówienie? Pierwsza możliwość jest z pewnością szybsza. Gotowe systemy informatyczne można kupić i wdrożyć w krótkim czasie. Czy jednak to dobre wyjście? W wielu przypadkach może się okazać, że uniwersalne rozwiązanie nie będzie odpowiadało w pełni procesom zachodzącym w danym przedsiębiorstwie. Oznacza to, że spełni stawiane przed nim oczekiwania jedynie częściowo. Dlatego dobrym wyjściem jest oprogramowanie na zamówienie specjalnie przygotowane dla danego przedsiębiorstwa. Aplikacje dedykowane umożliwią pełne odzwierciedlenie wszystkich zadań realizowanych w firmie, oddając w skali 1:1 wszystkie procesy biznesowe. Jest to często jedyne wyjście dla bardziej wyspecjalizowanych branż, dla których mało opłacalne jest przygotowanie przez producentów uniwersalnych rozwiązań. Niektórzy producenci oczywiście oferują możliwość dostosowania swoich produktów do konkretnych uwarunkowań klienta, jednak wiąże się do z dodatkowymi kosztami, które sumarycznie mogą przekroczyć przygotowanie nowego systemu informatycznego. Dedykowane oprogramowanie dla firm realizowane na zamówienie daje więc pewność tego, że otrzymane rozwiązanie w pełni odpowie na potrzeby naszej firmy i rzeczywiście rozwiąże stawiane przed nim problemy. Zamawiając systemy informatyczne, należy sobie dokładnie uświadomić, jakie zadania będą one realizowały w przedsiębiorstwie. Rzetelna analiza stanu zastanego pozwoli na sformułowanie planu jego poprawy. Dobór właściwych środków do realizacji tego celu umożliwi osiągnięcie optymalnych efektów i przyczyni się do zadowolenia pracowników firmy na każdym szczeblu – poczynając od szeregowych użytkowników systemu, którzy korzystają z niego w swojej codziennej pracy, po kadrę zarządzającą, która po jego wprowadzeniu oczekuje konkretnych efektów w poprawie wydajności realizowanych działań.